Zahnärztliche Mitteilungen Nr. 01-02

zm 108, Nr. 01-02, 16.1.2018, (35) und Gehältern immer wieder zu Liquiditäts- engpässen führen. Auf den ersten Blick erkennbar: Der Praxis mangelte es an klaren Regelungen und Zuständigkeiten. Es ist nur schwer zu akzep- tieren, dass die Erkrankung einer einzelnen Person solche elementaren Abläufe wie die Rechnungsstellung durch die Unwissenheit des restlichen Teams aufhält oder gar schei- tern lässt. Was hier fehlt sind eindeutige Ver- tretungsregeln, die von allen Mitarbeitern zu beachten sind. Wir haben für obiges Beispiel sofort ein individuelles QM-Handbuch erarbeitet und die Praxis trotz einer Langzeiterkrankung der Abrechnungsmitarbeiterin in sehr profitables und liquiditätsstarkes Fahrwasser zurückge- führt. Sehr hilfreich war, dass der Factoring- Dienstleister temporär die Erstellung der Abrechnung (datenschutzrechtlich zerti- fiziert – legen Sie hier bitte besonderes Augenmerk drauf, wenn Sie über die tem- poräre oder dauerhafte Externalisierung der Abrechnungserstellung nachdenken) übernommen hat, bis das Praxispersonal ausreichend geschult war. Ich kann – unabhängig von solchen Zusatzdienstleistungen – aus meiner lang- jährigen Erfahrung nur zu einer Zusammen- arbeit mit einem Factoring-Dienstleister raten. Dieser kann zwar das Nicht-Stellen einer Rechnung nicht verhindern, garantiert aber vorbehaltlich einer Patientenprüfung eine kurzfristige Überweisung der Rechnungs- summe (innerhalb von 24 bis 48 Stunden) und kann bis zu einem gewissen Grad auch als Korrektiv für fehlerhaft gestellte Rech- nungen fungieren. Der Effizienzvorteil aus der Entlastung der Verwaltung ist enorm und rechnet sich für jede Praxisgröße und jede Region. Allein dies hätte bei konsequenter Nutzung im obigen Beispiel dafür gesorgt, dass die Problematik deutlich sanfter lösbar gewesen wäre – aber selbst der Standardprozess der Datenübermittlung wurde nicht konse- quent verfolgt. Zum Leidwesen der Praxis. Abschließend noch ein kleiner Hinweis mit großer Wirkung. Mein lieber Freund, Prof. Johannes Georg Bischoff, Steuerberater aus Köln, empfiehlt eine regelmäßige Kontrolle des Girokontos (klingt banal und ist es auch – aber sehr wertvoll, glauben Sie es mir). Wir empfehlen zudem die Schaffung und Beobachtung von praxisindividuellen Key Performance Indicators (KPIs) im Forde- rungsmanagement, wie etwa den zeitlichen Abständen von Behandlungsschluss und Rechnungslegung oder der Dauer des Zah- lungseingangs. Mit der Frage, welche KPIs in einzelnen Praxissituationen besonders geeignet sind, beschäftige ich mich in der kommenden Kolumne. In diesem Sinne … Ihr Christian Henrici Henrici@opti-zahnarztberatung.de www.opti-zahnarztberatung.de Mit der Erfahrung aus mehr als 1.400 umfassenden Mandaten in zehn Jah- ren beantwortet der Praxisexperte und Hauptgesellschafter der Opti Zahnarzt- beratung Fragen von Mandanten und Lesern zum Unternehmen Zahnarzt- praxis. Der Einblick in seinen „Praxis“- Alltag soll Lösungsansätze aufzeigen, um Problemen in der Praxis so früh wie möglich be- gegnen zu können. Oder besser – um diese gar nicht erst entstehen zu lassen. Henrici hilft – der Praxisflüsterer Fotos: [M] nosorogua/martialred-Fotolia.com/zm-mg