Zahnärztliche Mitteilungen Nr. 05

zm 108, Nr. 5, 1.3.2018, (469) „Zeitmanagement ist das Kernthema in jeder Zahnarztpraxis. Es ist Herzschlag und Taktgeber zugleich“, sagt der Hamburger Unternehmensberater Francesco Tafuro von „Tafuro & Team“. Welchen Takt Nieder- gelassene in ihrem Unternehmen vorgeben, sei dabei eine Richtungsentscheidung, die hauptsächlich von einer Frage abhänge: Was will ich für mein Leben? Die Antwort darauf sollte jeder Niedergelas- sene für sich klar haben, empfiehlt Tafuro: „Im Prinzip geht es darum zu wissen, welche Ziele man beruflich und privat erreichen möchte.“ Für viele Zahnärzte, die Tafuro – selbst seit vielen Jahren mit einer Zahnärztin verheiratet – berät, sei beispielsweise eine gute Work-Life-Balance wichtig. Irgendwie haut es nämlich meistens doch nicht hin, erst die eigene Unzufriedenheit zwingt zur Korrektur. Wann also sollten sich Praxischefs Gedanken über ihr Zeit- management machen? „Sich zu fragen, wie zufrieden man von der Arbeit nach Hause geht, ist ein guter Seismograf“, meint Tafuro. Dabei helfen unter anderem folgende Fragen: Konnte ich alles (oder doch das meiste), was auf der Tagesordnung stand, erledigen? Und wie oft schaffe ich das, also wie sieht es im Durchschnitt damit aus? Wie viele Stunden wollte ich arbeiten und wie viele waren es tatsächlich? Oder auch: Spiegeln die aktuellen Behandlungen eigentlich den Schwerpunkt wider, den die Praxis haben soll? Klaffen Wünsche und Realität dauer- haft auseinander, wird es Zeit für eine Umstrukturierung. Zur Erarbeitung eines Zeitmanagement- Konzepts schlägt der Coach ein Vorgehen in vier Schritten vor: Schritt 1 : Der Zahnarzt formuliert sein Ziel, etwa „Die Praxis soll wachsen“ oder „Die Praxis soll sich auf bestimmte Behandlungen konzentrieren und gegebenenfalls schrump- fen“. Oder auch: „Ich möchte mich mit diesem Schwerpunkt etablieren“ oder „Ich möchte mehr Zeit für meine Familie“. Schritt 2 : Analyse des Status quo, insbesondere des Terminsystems und der Behandlungs- abläufe, durch das Erstellen einer Tätigkeits- und Zeitanalyse: In diesem Rahmen werden eine Woche lang, sowohl von den Behand- lern als auch von den Mitarbeitern, sämtliche Tätigkeiten und deren Dauer auf Laufzetteln dokumentiert, inklusive Störungen während der Behandlung. „Diese Informationen geben dem Niedergelassenen nicht nur Aufschluss über die Dauer der Behandlung, sondern auch über den Einfluss, den unerwartete Er- eignisse wie kurzfristig einbestellte Schmerz- patienten auf die Praxisabläufe und die Effizienz der Arbeitsverteilung insgesamt haben“, verdeutlicht Tafuro. Schritt 3: Entwicklung von Verbesserungs- ideen: Für das Konzept sollten Chefs auf jeden Fall das Feedback ihrer Mitarbeiter einholen, denn diese sehen aus Erfahrung des Coachs oft viele Probleme, die die Praxisbetreiber gar nicht bemerken. Schritt 4: Verabredung eines konkreten Kon- zepts mit umsetzbaren Maßnahmen und einer Probephase – inklusive Controlling: „Sinnvoll ist, das neu entwickelte Zeitmanagement regelmäßig zu evaluieren, schließlich verän- dern sich im Laufe der Jahre einflussgebende Faktoren – die Zusammensetzung des Teams, die gesetzlichen Rahmenbedingungen oder die Wünsche der Patienten und die der Pra- xisbetreiber“, so der Unternehmensberater. Mehr Umsatz? Mehr Paro? Mehr Zeit für die Familie? Um Abläufe zu optimieren, können Praxis- inhaber an ganz unterschiedlichen Punkten ansetzen. Im Zentrum sieht Tafuro dabei das Terminmanagement. Dazu gibt er Praxis- chefs folgende Tipps: Im Wochenplan sollte es feste Zeitblöcke für die großen Termine, die das Spezialgebiet Wann sollte man sich Gedanken über sein Zeitmanagement machen? Ein guter Startpunkt ist, sich zu fragen, wie zufrieden man von der Arbeit nach Hause geht. Foto: Gerdes Zeitmanagement Bestimmen Sie den Takt selbst! Wie können Niedergelassene ihre Arbeitsabläufe so optimieren, dass sie und ihr Team nicht in Zeitnot geraten? Klar ist: Ein gutes Zeitmanagement in der Zahnarzt- praxis trägt ganz entscheidend dazu bei. 117 zm-starter