Zahnärztliche Mitteilungen Nr. 05

zm 108, Nr. 5, 1.3.2018, (470) Ein weiterer Tipp für vor allem große Praxen: ausreichend Zeit für Sterilisations- und an- dere Hygieneaufgaben einplanen – und ein- halten. „Ich kenne Praxen, die eine Assistentin haben, die nur mit Steri-Arbeiten beschäftigt ist. So ist sichergestellt, dass Behandlungen sich nicht verzögern, weil plötzlich Instru- mente in den Schränken fehlen.“ Ein ganzheitliches Konzept ist wichtig, um langfristig ein gutes Zeitmanagement in einer Praxis zu etablieren. Es gibt aber einige Maßnahmen, die Niedergelassene sofort umsetzen können: Termine nicht nur in der laufenden, sondern auch in der nächsten und über- nächsten Woche anbieten. So läuft der Ter- minkalender nicht einfach voll, ohne dass beispielsweise genügend Behandlungen, die den Umsatz sichern, vorhanden sind. Eine digitale Telefonanlage installieren, die es Patienten ermöglicht, die Praxis im- mer zu erreichen – auch, wenn gerade alle Leitungen belegt sind. Diese Anlage sollte in Stoßzeiten mit informativen Ansagen bei- spielsweise zu den Öffnungszeiten Orientie- rung schaffen und die Möglichkeit bieten, eine Nachricht zu hinterlassen. Zusätzlicher Vorteil: Praxen mit einer solchen Anlage lernen viel über die Anrufgewohnheiten ihrer Patienten und können sich darauf einstellen. Eine Telefonliste erstellen, aus der her- vorgeht, für welche Anrufer der Zahnarzt während der Behandlung gestört werden darf. „Unternehmer müssen Aufgaben delegieren können. Sonst laufen sie Gefahr, irgendwann Getriebene ihrer Arbeit zu werden statt sich mit ganzer Energie auf ihr Kernthema, die Zahnmedizin, zu konzentrieren“, hält Tafuro fest. „Gute Arbeit und Hektik passen auf Dauer nicht zusammen.“ In diesem Sinne brauchen Zahnärzte ein Team, das sie entlasten kann. Voraussetzung dafür: das Formulieren klarer Regeln und Arbeitsaufträge und Deadlines für die jeweiligen Aufgaben. Tafuro: „Zahnärzte sollten die Stärken und Schwächen ihrer Mitarbeiter kennen und Aufgaben dement- sprechend verteilen.“ UmMissverständnisse im Tagesablauf zu vermeiden, aus denen sich dann zeitliche Verzögerungen er- geben könnten, empfiehlt er tägliche Kurz-Meetings zum Schichtbeginn. Schlechtes Zeitmanagement kann sich an vielen Stellen bemerkbar machen. Läuft es nicht rund, stellt sich Unzufrie- denheit bei Behandlern, Mitarbeitern und letztlich auch bei den Patienten ein. Finanzielle und gesundheitliche Probleme wie Burn-out können die Folge sein. „Es gibt viele Dinge, über die sich Zahnärzte als Unternehmer in Bezug auf Zeit bewusst sein müssen. Zum Beispiel, dass in einer Vollzeitpraxis ein Minimum an fünf Zeitstunden pro Woche für die Verwaltung anfällt. Dass Zeit für eigene Fortbildungen und die des Teams oder für die Personalsuche benö- tigt wird. Es braucht Zeit, Kostenpläne zu besprechen, Personalgespräche zu führen oder neue Geräte auszusuchen“, mahnt Tafuro. „Vor allen Dingen Gründer unterschätzen die Zeit, die neben dem Stuhl anfällt.“ Im Gegensatz dazu kann gutes Zeitmanage- ment Wunder bewirken. Tafuro beschreibt die Vorteile so: „Praxisinhaber, die ein solides Zeitmanagement haben, sind nicht gehetzt, gelangweilt oder frustriert – und nicht in Geld- nöten. Vor allen Dingen aber stehen bei ihnen Arbeit und Privatleben in dem Verhältnis, das sie für sich gewählt haben. Das ist aus meiner Sicht die Voraussetzung für jeden selbststän- digen Unternehmer, um gesund zu bleiben.“ Susanne Theisen Freie Journalistin in Berlin der Praxis ausmachen, geben. Alle anderen Termine werden darum herum geplant. So ist gewährleistet, dass diejenigen Behand- lungen, die den wichtigsten Umsatz für die Praxis bringen und den beruflichen Vorstel- lungen des Praxisbetreibers entsprechen, ausreichend stattfinden. Das Behandlungsintervall (beispielsweise 15, 20 oder 30 Minuten) sollte mit Bedacht gewählt und dabei insbesondere die Zahl der vorhandenen Behandlungszimmer be- rücksichtigt werden. Bei der Terminvergabe sollte die Praxis den Patienten proaktiv Termine vorschlagen und sich nicht primär nach den Wünschen der Patienten richten. So lässt sich der Wochenplan kontrolliert füllen. An neuralgischen Tagen wie Montag oder Donnerstag (an denen statistisch gesehen die meisten Schmerzpatienten unangemeldet kommen) sollten grö- ßere Puffer eingeplant sein. Eine halbe Stunde am Vormittag und am Nach- mittag reichen aus. Die Mitarbeiterinnen sollten in der Kommunikation rund um die Termin- vergabe geschult sein. Unangenehmes wie Terminabsagen sollte mit Lösungen – etwa dem Angebot eines Alternativ- termins – verbunden werden. Für die Reorganisation des Termin- systems sollten Niedergelassene sich Zeit nehmen, empfiehlt Tafuro: „Das Terminsystem ist komplex, das macht man nicht nebenbei.“ Und: Richtig delegieren! Ab einer vierstelligen Patientenzahl pro Quartal empfiehlt der Hamburger Zahn- ärzte-Coach Praxisinhabern, zusätzliche Mitarbeiter für Verwaltung und Rezeption einzustellen. Sinnvoll sei außerdem, den Rezeptionsbereich mit einem Backoffice zu verbinden, aus dem in Stoßzeiten Mitarbeiter an den Empfang abgerufen werden können. Die Anmeldung sollte für diese Situation mehrere Anlaufpunkte bieten. „So lässt sich vermeiden, dass schon bei der Anmeldung Verspätung entsteht, die dann in Hektik mündet und die Behandlungsatmosphäre negativ beeinflusst“, fasst Tafuro zusammen. Zeitblöcke für das Spezialgebiet der Praxis garantieren, dass die Behandlungen, die den wichtigsten Umsatz bringen und den beruflichen Vorstellungen des Praxis- betreibers entsprechen, ausreichend stattfinden. Foto: Gerdes 118 zm–starter