Zahnärztliche Mitteilungen Nr. 08

zm 108, Nr. 8, 16.4.2018, (842) 38.400 Euro wendete die Durchschnitts- praxis 2015 für Materialkosten im Jahr auf, meldet die Kassenzahnärztliche Bundesver- einigung. Es lohnt sich also, wenn Sie Ihre Material- und Warenwirtschaft – das gesamte Bestell-, Lager- und Einsatzwesen von benö- tigtem Verbrauchsmaterial – optimieren. Generell sollte das eingesetzte System zwei Anforderungen genügen: erstens die Warenwirtschaft organisieren und zweitens die gesetzgeberischen Anforderungen des Qualitätsmanagements umsetzen, das heißt, die Arbeitsabläufe und den Workflow auch dokumentieren und sicherstellen, dass nur Materialien verwendet werden, die das Verfallsdatum nicht überschritten haben. Die Zettelwirtschaft Die längste Tradition hat das Papier: Stellt ein Praxismitarbeiter fest, – oft eine Entde- ckung per Zufall –, dass Materialien wie Handschuhe, Becher, Desinfektionsmittel, Pflegemittel oder Bürobedarf fehlen, wird dies auf Listen oder Zetteln notiert. Bestellt wird dann auf Basis dieser Einkaufslisten – meist ohne auf den Preis oder auf die Qualität zu achten. Der Einkauf erfolgt dann ähnlich chaotisch und unstrukturiert: Obwohl immer wieder dieselben Materialien benötigt werden, müssen bei jeder Bestellung die Packungs- größen und Artikelnummern neu ermittelt werden. Also wird jedes Mal aufs Neue der Depot-Katalog von vorne nach hinten ge- wälzt. Weil man bestellt, ohne sich systema- tisch über die Preise am Markt zu infomie- ren, kauft man zu teuer ein. Außen vor bleibt beispielsweise, dass das Depot seine Lager- und Versandkosten meist in die Produkte einpreist. Betriebswirtschaftlich gesehen bindet das Verfahren zum einen überproportional viele Mitarbeiter-Ressourcen und führt damit zu erhöhten Arbeitskosten. Auch die exakte Menge des anfallenden Bedarfs wird mit dieser Methode nicht ermittelt – zu viel bestellte Materialien bedeuten Liquiditäts- einbußen, zu wenig eventuell Behandlungs- ausfälle und damit Ausfallkosten. Werden bei der Lagerhaltung dann noch die neuen Produkte einfach in die vorderste Regalreihe gestellt, geraten ältere Waren leicht über das Verfallsdatum. Damit ver- stößt man nicht nur gegen QM-Vorschrif- ten, sondern hat auch noch unnötig Geld ausgegeben. Wird die Materialentnahme Materialverwaltung Im Einkauf liegt der Gewinn Alle Fotos: iStockphoto.com - edwardolive Durchschnittlich zehn Prozent der Gesamtausgaben entfallen in der Zahnarzt- praxis jährlich auf Verbrauchsmaterialien und Sprechstundenbedarf. Grund genug, sich die Systeme mal genau anzuschauen: Womit spart man am meisten Zeit und Geld? Zu viele Becher auf Vorrat bedeuten zu viel Stauraum. Bestellt man zu spät, muss man improvisieren. Bei- des ist ärgerlich! Fazit: Ohne eine durchdachte Materialverwaltung ist ein Lager schwer zu managen. 82 Praxis