Zahnärztliche Mitteilungen Nr. 08

zm 108, Nr. 8, 16.4.2018, (844) weil der Überblick über Verfallsdaten und Bestellzeitpunkt der Materialien gewährleis- tet ist. Da sich der Bestellzeitpunkt der Neubestellung nach dem tatsächlichen Ver- brauch richtet, kommt es auch nicht zu einem überfüllten Lager mit überzähligen Produkten. Dies optimiert betriebswirt- schaftlich die Liquidität. Der Barcode-Scanner Eine weitere Variante ist ein IT-System, das um einen Barcode-Scanner erweitert wurde. Dabei werden die Produkte über ihren Barcode identifiziert und automatisch in den Rechner eingespeist. Fehler, die bei einer manuellen Eingabe schnell entstehen, sind dadurch ausgeschlossen. Jede Artikeleingabe oder -entnahme wird gescannt. Die verwen- deten Materialien werden somit in Echtzeit aus dem Lagerbestand ein- beziehungsweise ausgebucht. Das heißt im Umkehrschluss aber auch: Wird ein Artikel in der täglichen Hektik einmal nicht gescannt, weichen tat- sächlicher und angezeigter Bestand vonein- ander ab. Da die verschiedenen Bereiche des Materialwirtschaftsprozesses ineinander übergehen, kommt ein lückenloser Prozess zustande. Zudem kann die Datenerfassung erheblich zeitsparend und mit einer gerin- geren Fehlerquote als bei der manuellen Ein- gabe durchgeführt werden. Wer mit einem Barcode-Scanner arbeitet, muss jedoch vor- her ordentlich investieren: Denn um den Verbrauch aller Materialien korrekt erfassen zu können, muss zusätzlich zum IT-gestütz- ten Materialwirtschaftssystem im Lager in jedem Behandlungszimmer die komplette Hardware plus Barcode-Scanner eingerich- tet werden. Bestellen auf der Plattform Darüber hinaus gibt es auf dem Markt internetbasierte Portalbetreiber, wie aera oder wawibox. Beide halten eine händler- unabhängige Materialverwaltung samt Be- stellplattform und integriertem Preisvergleich vor. Sie finanzieren sich in erster Linie über die Provisionen der Händler, die ihre Waren auf dem Portal anbieten, und die Service- Dienstleistung für Zahnärzte. Kurz gefasst überträgt der Zahnarzt die Materialbeschaffung an das Portal. Der Anbieter „führt Buch“ und gibt der Praxis Bescheid, wann es Zeit für eine Bestellung ist. Dabei liefert die Plattform nicht selbst, sondern vermittelt den Kontakt zu einem Händler und wickelt den Einkauf dann ledig- lich ab. Für eine Bestellung oder einen Bestandsüberblick loggen sich die Nutzer im Portal ein und erhalten dann – preislich sortiert – eine Liste der Händler, die das Produkt liefern können. Bei beiden Anbie- tern kann man nicht nur bei kooperierenden Händlern einkaufen, sondern auch „eigene“ Händler und Lieferanten aufnehmen. Wird die Ware geliefert, scannt man den Liefer- schein und übermittelt so die einzelnen Posten in die Datenzentrale des Portals – auch die Entnahme wird per Scan weiterge- geben. Der gesamte Workflow der Material- wirtschaft läuft automatisiert. ck/sg Jessica Göhl, Betriebswirtin für das Ma- nagement im Gesundheitswesen, hat ver- schiedene Varianten der Materialwirt- schaft untersucht: Die Papierform („unorganisierte Material- wirtschaft“) hält sie für nicht empfehlens- wert, denn mit Nichtstun werden „keine son- derlich effizienten Strukturen in der Material- wirtschaft erreicht“. Kostensenkungen seien so nicht zu erwarten. „Hohe Fehlerquoten, Benutzerunfreundlichkeit und mangelnde Auswertbarkeiten sind weitere negative Merkmale.“ Bei der IT-gestützten Materialwirtschaft schlagen demnach vor allem „die im Voraus zu leistenden hohen und sehr hohen Investi- tionen, der Implementierungsaufwand und die Notwendigkeit von Personalschulungen“ zu Buche, was Praxisinhaber oft von einem Einstieg abhalte. Dem steht ihrer Meinung nach jedoch eine Vielzahl von positiven Effek- ten gegenüber. So könne man aufgrund der Möglichkeiten statistischer Auswertungen mit diesen Verfahren seine Materialwirtschaft fortlaufend optimieren. Während bei der manuellen Variante noch eine gewisse Fehlerquote bestehe, sei diese bei der IT-gestützten Materialwirtschaft plus Barcode-Scanner sehr niedrig, „da hier der Barcode-Scanner ein falsches Eingeben einer Artikelnummer vermeidet“. Ihr Fazit: Insgesamt sei die Barcode-Scan- ner-Variante am benutzerfreundlichsten. Sie sei das „optimale Materialwirtschafts- system für eine Zahnarztpraxis“. Diese Variante besteche „vor allem durch eine sehr hohe Effizienz und leistet somit einen wesentlichen Beitrag zur Senkung der Materialkosten und zur weitergehenden Optimierung der Materialwirtschaft“, heißt es. Allerdings sei die Wahl des bevor- zugten Systems auch abhängig von der Größe der Praxis. Die Autorin ist ZFA und Betriebswirtin für das Management im Gesundheitswesen. Ihre Arbeit (Jessica Göhl, Optimierung des Materialwirtschaftssystems in einer Zahn- arztpraxis – Nutzung einer IT-gestützten Variante), deren Ergebnisse wir hier in Kurz- form vorstellen, wurde von Prof. Dr. Heiko Burchert, FB Wirtschaft und Gesundheit an der FH Bielefeld und Dozent bei der Zahn- ärztekammer Westfalen-Lippe, betreut. IT-gestützte Materialwirtschaft mit Barcode-Scanner ist optimal! U NTERSUCHUNG 84 Praxis