zm112, Nr. 13, 1.7.2022, (1312) SCHNITTSTELLENKOMMUNIKATION – TEIL I Reibungslos durch den Tag Anke Handrock, Maike Baumann Es ist immer wieder schwierig sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden die notwendigen Informationen rechtzeitig, präzise und schnell erhalten. Insbesondere die Kommunikation zwischen Früh- und Spätschichten stellt oft eine Herausforderung dar. Am Donnerstagmorgen ist in der Praxis ein Röntgengerät defekt. Frau Schulz ist zuständig für die Gerätewartung und hat Frühschicht. Sie versucht, den Techniker zu erreichen. Dieser bittet um einen Rückruf nach 15 Uhr. Allerdings ist Frau Schulz dann schon im Feierabend. Sie schreibt im Praxiscomputer eine Nachricht an Frau Meier, die heute um 15 Uhr zur Spätschicht kommen soll. Doch Frau Meier meldet sich kurzfristig krank. Natürlich ruft nun niemand den Techniker an. Ärgerlich, denn am Freitag hat Frau Schulz frei und keine/r fühlt sich zuständig. Als Frau Schulz am Montagmorgen wieder in die Praxis kommt, ist am Röntgengerät noch nichts passiert. Um solchen Kommunikationslücken vorzubeugen, sollte generell sichergestellt sein, dass beim Arbeitsbeginn (möglichst) alle bezüglich des Tagesablaufs auf einem Stand sind. Alle besonderen Arbeiten, Termine und auch Schwierigkeiten des bevorstehenden Tages sollten kurz besprochen werden – das geeignete Tool wäre hier eine kurze (Früh)Besprechung. Diese findet am besten stehend statt, denn Besprechungen im Stehen verlaufen in der Regel exakter und schneller. Solche Besprechungen (Dauer fünf bis sieben Minuten) bieten diese Vorteile: \ Die Organisation des Tages ist für alle transparent. \ Veränderungen aufgrund von Erkrankungen oder Ähnlichem können geklärt werden. \ Informationen (zum Beispiel wann ein Techniker kommt) sind allen Mitarbeitenden bekannt. \ Falls Röntgenbilder oder Ähnliches angefordert werden müssen, können diese Aufgaben von einzelnen Personen entsprechend übernommen werden. \ Die Pünktlichkeit steigt deutlich, wenn morgens mit einer Frühbesprechung begonnen wird. Denn es ist unangenehm, erst dazuzukommen, wenn alle schon gemeinsam arbeitsbereit in einer Besprechung stehen. Doch wie erreichen die Informationen die KollegInnen, die später anfangen? Hier bietet sich ein stichwortartiges „Mini-Protokoll“ an (oder die Nutzung eines Kanban-Boards, siehe unten). So werden die wesentlichen Informationen dokumentiert und stehen auch für Mitarbeitende, die später anfangen, zur Verfügung. Bei der Übergabe an die Spätschicht können die erledigten Punkte abgehakt werden. Was noch auf der Liste steht, ist dann automatisch an die Spätschicht delegiert. Am nächsten Tag kann die leitende Mitarbeiterin auf einen Blick überprüfen, an welchen Stellen noch Handlungsbedarf besteht. Diese kurze Frühbesprechung, auch Briefing oder Morgengruß genannt, dient ausschließlich der Besprechung des Tagesablaufs und wird meist von der Schichtleitung durchgeführt. Nicht erforderlich ist, dass ZahnärztInnen bei dieser organisatorischen Besprechung dabei sind. Entscheidend ist, dass diese Besprechung extrem knapp gehalten wird: Es geht nur darum, wer mit wem in welchem Zimmer arbeitet, wo es Unregelmäßigkeiten gibt und welche BesonderSobald Mitarbeitende sich nicht direkt absprechen können, gehen Informationen oft verloren. Das führt zu Unannehmlichkeiten. Hier können kleine Tools zur Verbesserung der Kommunikation beitragen. Foto: Pixel-Shot 70 | PRAXIS
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