zm112, Nr. 13, 1.7.2022, (1313) heiten bei den PatientInnen heute zu beachten sind. Diese kurze Besprechung bietet auch fürs Teambuilding diverse Vorteile: \ Es entsteht ein stärkeres Teamgefühl. \ Wenn jemand sich vor einer Gruppe verpflichtet hat, eine Aufgabe zu übernehmen, ist die Wahrscheinlichkeit deutlich höher, dass diese Aufgabe ausgeführt wird. Schließlich will man die anderen in der Gruppe nicht enttäuschen. \ Die soziale Kontrolle führt ebenfalls zu einer erhöhten Verbindlichkeit. Das bedeutet nicht, dass die Mitarbeitenden sonst ihre Aufgaben nicht übernehmen würden. Emotional ist es jedoch etwas Anderes, wenn die KollegInnen sich auf einen verlassen und man sich umgekehrt auch auf die anderen verlassen kann. \ Durch die systematische Tagesvorbereitung verbessert sich der Organisationsgrad in der Praxis grundsätzlich. Das führt dazu, dass das Arbeiten mehr Freude macht, weil unnötige Redundanzen und unnötiges Chaos vermieden werden. IN VIER SPALTEN ZUR GUTEN KOMMUNIKATION Manchmal jedoch ist eine Frühbesprechung nicht möglich, insbesondere wenn die Mitarbeitenden zu unterschiedlichen Zeiten kommen und gehen. Die im Eingangsbeispiel gewählte Variante, einzelnen Mitarbeitern über das Computersystem Kurznachrichten zu schicken, ist eine der Möglichkeiten, das Problem zu lösen. Diese hat allerdings den Nachteil, dass die Organisation nicht für alle Beteiligten sichtbar ist. Es kommt auch vor, dass einzelne Mitarbeitende relativ viele Nachrichten bekommen und dann einzelne Aspekte übersehen oder vergessen werden. Hier kann mit einem sogenannten Kanban-Board gearbeitet werden. Dessen Einsatz hat sich vor allem in mittleren und größeren Systemen bewährt. Dabei wird eine Tafel erstellt, auf der (meist vier) verschiedene Spalten abgebildet sind. In der einfachsten Form werden in der ersten Spalte die „To-dos“ genannt, also die akut zu erledigenden Aufgaben. Bezogen auf das Eingangsbeispiel würde Frau Schulz in der Spalte einen Zettel anheften, auf den sie zum Beispiel schreibt „Bitte um 15 Uhr Termin für Reparatur von Röntgengerät machen“, dazu die Telefonnummer und den Namen von Frau Meier. Da derartige Zettel für alle sichtbar sind, sind alle tagesaktuell anfallenden Aufgaben dokumentiert. Auch der Adressat kann gegebenenfalls gleich vermerkt werden. Die zweite Spalte trägt den Namen „In Bearbeitung“. Sobald jemand die Verantwortung für eine Aufgabe übernimmt, schreibt er seinen Namen auf den entsprechenden Zettel und hängt diesen Zettel in die Spalte „In Bearbeitung“. Nun kann jede/r in der Praxis sehen, wer bei dieser Aufgabe „in charge“ (verantwortlich) ist. Im Beispiel oben erscheint Frau Meier aufgrund ihrer Erkrankung nicht. Der Zettel bleibt in der „To-do-Spalte“ hängen. Frau Schmid, die Frau Meier vertritt, sieht diesen, ruft den Techniker an und vereinbart einen Termin für Montag um 13 Uhr. Sie streicht den Namen von Frau Meier und trägt ihren ein. Er lautet jetzt „Bitte um 15 Uhr Termin für Reparatur von Röntgengerät machen (& Telefonnummer) – Frau Meier – Frau Schmid – Termin Mo. 13 Uhr“. Dann hängt sie den Zettel in die dritte Spalte „Wartet, weil ...“. Die dritte Spalte „Wartet, weil...“ ist nötig, weil manche Aufgaben nicht am jeweiligen Tag erledigt werden können. Dann wird kurz der Grund für die Verzögerung auf dem Zettel notiert. Dabei sollte der Konsens bestehen, dass hier nur zwingende Gründe von außen akzeptiert werden (zum Beispiel Verzögerungen in der Zahntechnik, Rückrufe, die erst am nächsten Tag möglich werden und Ähnliches). Das bedeutet, dass zum Beispiel „keine Zeit“ keine zulässige Begründung dafür ist, dass ein Zettel in der Kategorie „Wartet, weil“ landet. Die letzte Spalte trägt den Namen „Fertig“, „Erledigt“ oder „Abgeschlossen“. Diese wird häufig als nicht besonders relevant betrachtet, ist aber aus mehreren Gründen sehr sinnvoll: zum einen, um sich bei den entsprechenden Personen gegebenenfalls zu bedanken. Zum anderen hilft es denen, die die Praxis organisieren, den Überblick zu behalten, was wirklich abgeschlossen wurde. Das Ziel des Kanban-Boards besteht darin, es so zu führen, dass abends alle Zettel in den Spalten „Fertig“ oder „Wartet, weil“ hängen und niemand die Praxis verlässt, solange noch Zettel im „To-do-Bereich“ hängen. Das Board bietet den zusätzlichen Vorteil, dass das leidige Thema „Manche Mitarbeitende sehen einfach nicht, was zu tun ist“ klar und übersichtlich gelöst ist. Es fällt dann auch auf, wenn einige Mitarbeitende sehr viele Zettel bearbeiten. Das motiviert in der Regel die anderen, es ihnen gleichzutun. Außerdem gibt es Chefs die Möglichkeit, weniger engagierte KollegInnen gezielt anzusprechen. Grundsätzlich führt eine Optimierung der Informationsweitergabe zu einer erhöhten Zufriedenheit der Mitarbeitenden, da die Arbeit überschaubarer und transparenter wird. \ DR. MED. DENT. ANKE HANDROCK Praxiscoach, Lehrtrainerin für Hypnose (DGZH), NLP, Positive Psychologie, Coaching und Mediation, Speakerin und Autorin anke@handrock.de Foto: Peter Adamik MAIKE BAUMANN Diplompsychologin, Psychotherapeutin und Mediatorin, Coach, Autorin und Dozentin info@tonart-coaching.de Foto: Janien Ebert PRAXIS | 71
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