Reisekostenordnung für Nicht-Organmitglieder der KZBV § 1 Anspruch auf Reisekostenerstattung (1) Mitglieder, der von der Vertreterversammlung oder vom Vorstand der KZBV einberufenen Ausschüsse (einschließlich Arbeitsgruppen) sowie als Vertreterinnen und Vertreter in externe Gremien entsandte Personen, die nicht Organmitglied der KZBV sind, haben einen Anspruch auf Erstattung der Reisekosten, sofern vom Vorstand nichts anderes bestimmt wird. (2) Reisekosten sind alle Kosten, die im Zusammenhang mit einer Reise entstehen wie z. B. Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten etc. § 2 Fahrtkosten (1) Bei der Auswahl des Reisemittels ist der Wirtschaftlichkeitsaspekt zu berücksichtigen. (2) Die Fahrtkosten der Deutschen Bahn einschließlich etwaiger Zuschläge werden in der nachgewiesenen Höhe erstattet. Bei notwendigen Flugreisen wird der Flugpreis (in der Regel EconomyClass) erstattet. (3) Bei Benutzung eines eigenen Kraftfahrzeugs wird ein Kilometergeld in Höhe von Euro 0,85 pro gefahrenemKilometer erstattet. Mit dem Kilometergeld ist auch eine entsprechende Kasko-Versicherung abgegolten. § 3 Verpflegungsmehraufwand (1) Die Mehraufwendungen für Verpflegung werden kalendertäglich durch folgende Pauschalbeträge abgegolten: bei ununterbrochener Abwesenheit ab 3 bis 6 Stunden Euro 28,-- über 6 Stunden Euro 56,-- (2) Erfolgt die Verpflegung der Nicht-Organmitglieder unentgeltlich, werden, bezogen auf den steuerfreien Verpflegungssatz von derzeit 28 Euro je Tag, für das Frühstück Euro 5,60 für das Mittagessen Euro 11,20 für das Abendessen Euro 11,20 kalendertäglich pauschal abgezogen. (3) Die Dauer der Reise bestimmt sich nach der Abreise vom und der Ankunft amWohnort, es sei denn, die Reise beginnt oder endet am Arbeitsort. § 4 Übernachtungskosten (1) Die notwendigen Übernachtungskosten werden erstattet. Die Abrechnung erfolgt nach Belegvorlage. Die KZBV führt die Vergabe der Hoteldienstleistungen durch und reserviert zentral Zimmerkontingente für ihre Sitzungsteilnehmer. Es erfolgt eine Begrenzung der Kostenerstattung bei eigenständigen Zimmerbuchungen auf diese Rate. Die maximalen Kosten werden in der Einladung zu der jeweiligen Veranstaltung mitgeteilt. (2) Bei einer mehrtägigen Reisedauer ist, sofern keine triftigen Gründe (z.B. familiäre oder gesundheitliche Gründe) dem entgegenstehen, eine Übernachtung zwischen den Veranstaltungstagen am Sitzungs- bzw. Veranstaltungsort vorzunehmen. Zusätzliche Übernachtungen werden nur erstattet, wenn dem Reisenden die An- und Abreise zu Beginn bzw. am Ende eines Veranstaltungstages nicht zumutbar ist. Grundsätzlich gilt als nicht zumutbar, wenn der Reisende vor 06:00 Uhr seine Reise von seinem Wohnort antretenmüsste bzw. die Reise nach 22:00 Uhr beenden würde. Wird von diesem Grundsatz abgewichen, so ist dies in der Reisekostenabrechnung zu begründen. § 5 Reisenebenkosten (1) Nebenkosten für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Telefon, Internetnutzung, Parkplatzgebühren, Garagen, o. ä. werden in der nachgewiesenen oder glaubhaft gemachten Höhe erstattet. (2) Taxikosten können nur dann geltend gemacht werden, wenn für Fahrten kein öffentliches Verkehrsmittel zur Verfügung steht, eine pünktliche Ankunft zu den Sitzungsterminen nicht durch öffentliche Verkehrsmittel sichergestellt ist oder dessen Benutzung insbesondere wegen des Transports von schwerem oder sperrigem Gepäck oder aufgrund langer Warte- bzw. Fahrzeiten nicht zumutbar ist. Der Reisende muss für die Erstattung der Taxikosten zwingend eine Begründung sowie den Beginn des entsprechenden Termins im Reisekostenformular angeben. § 6 Steuern Soweit durch Erhalt von Beträgen nach den Sätzen dieser Reisekostenordnung Steuerpflicht jedweder Art entsteht, erfolgt die Abführung der Steuern durch die Empfängerin oder den Empfänger selbst. § 7 Ausschlussfrist Der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn er nicht grundsätzlich binnen eines halben Jahres nach Beendigung der Reise geltend gemacht wird. Beschlossen: In der 13. Vertreterversammlung am 23./24.11.2022. Die Ordnung tritt in Kraft am 01.01.2023. BEKANNTMACHUNGEN | 73 zm113 Nr. 01-02, 16.01.2023, (73)
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