PRAXIS | 21 Foto: DC Studio - stock.adobe.com Ohne richtige Vorbereitung kann bei einem Umstieg einiges schief gehen. Damit Angestellte sich nicht überfordert fühlen oder gar kündigen, empfiehlt Dr. Markus Heckner das Team immer frühzeitig in den Prozess einzubinden. Der Zahnarzt und Medizininformatiker arbeitet bei dem auf Zahnarztpraxen spezialisierten PVSHersteller DENS und begleitet seit über 20 Jahren Praxen beim Umstieg. „Ich habe einmal erlebt, dass Zahnärzte fünf Jahre mit dem Produktwechsel gewartet haben, weil eine ihrer Mitarbeiterinnen sonst eventuell früher in Rente gegangen wäre. Sie war gut in ihrem Job und beliebt bei den Patienten, man wollte sie unbedingt halten.“ Schlechte Stimmung aufgrund fehlender Kommunikation In einem anderen Fall hatte ein Zahnarzt seinem Team den PVSWechsel verordnet, ohne den Plan vorher anzukündigen oder zu besprechen. Seine Mitarbeiterinnen hätten sich überrumpelt gefühlt, erinnert sich Heckner. Der Alleingang des Chefs blieb nicht ohne Folgen: „Bei der Einführungsschulung waren zwei der Mitarbeiterinnen nicht da und die anderen haben gemauert. Der Praxischef hat den Wechsel dann erst um ein Quartal verschoben und dann noch um ein weiteres.“ So gelingt die Umstellung Sowohl Elias als auch Heckner betonen, dass im Zentrum eines erfolgreichen PVS-Wechsels eine gute Vorbereitung und eine offene Kommunikation stehen. Für Praxisbetreiberinnen und -betreiber haben sie folgende Tipps: Recherche ist die halbe Miete: Drei bis sechs Monate vor dem Wechsel sollte man anfangen, sich verschiedene PVS anzuschauen. Dafür sollten Praxischefinnen und -chefs zunächst für sich die Frage klären, welche Funktionen ihnen wichtig sind und welche Abläufe sie optimieren wollen. Im Kollegenkreis nachfragen: Ehrliches Feedback über die Qualität eines PVS erhält man von anderen Niedergelassenen. Auch Teammitglieder, die vorher in anderen Praxen gearbeitet haben, kennen unter Umständen gute Programme. Ganz wichtig ist es zu fragen, wie gut die Hotlines und Servicepartner eines Anbieters sind. Wünsche des Teams beachten: Alle sollten sagen können, welche Funktionen sie sich wünschen. Bedenken sollte man sich auf jeden Fall anhören. Wenn sie begründet sind – zum Beispiel die Sorge einer Mitarbeiterin, dass sie bei der aktuellen Arbeitslast keine Kapazitäten für Veränderungen hat – sollte man diese Ernst nehmen und nach Möglichkeit während der Arbeitszeit Freiräume zum Lernen schaffen. Zwischen den Zeilen lesen: Manchmal kommt aus dem Team das Gegenargument, dass ein neues Programm viel zu teuer ist. Das kann daran liegen, dass sich ein Mitarbeiter zum Beispiel ein neues Prophylaxegerät wünscht. Dann ist es hilfreich zu erklären, dass durch eineffizienteres PVS der Umsatz steigen wird – und damit der Spielraum für zm114 Nr. 09, 01.05.2024, (707) „WIR HABEN NIEMANDEN INS KALTE WASSER GEWORFEN“ Dr. Melike und Dr. David Bergfort von der Zahnarztpraxis B-KÖ Smiles, Düsseldorf, 9 Mitarbeitende Für uns war das Thema PVS riesig, weil wir bis Anfang 2020 mit Karteikarten gearbeitet haben. Die Bedenken unserer Mitarbeiterinnen, die teilweise über Jahrzehnte mit diesem analogen System hantiert hatten, waren groß. Leider war es dann so, dass das PVS, für das wir uns entschieden hatten, nicht gut funktionierte. Nach monatelangen Problemen haben wir dann nochmal gewechselt. Die Skepsis im Team war nach der ersten Erfahrung natürlich enorm. Wir haben darüber im Team offen gesprochen und dabei als Inhaber der Praxis ganz klar den Standpunkt vertreten: Das PVS wird uns allen die Arbeit erleichtern. Die Wünsche unserer Mitarbeiterinnen haben wir in die Auswahl des PVS miteinbezogen, die Entscheidung haben dann aber mein Mann und ich zu zweit getroffen. Zusammen mit unseren drei Verwaltungsmitarbeiterinnen haben wir uns auf das PVS schulen lassen und dann den Rest des Teams selbst geschult. Wir haben ein langsames Tempo vorgegeben und niemanden ins kalte Wasser geworfen. Auch jetzt lernen einige noch und machen sich etwa, wenn ich diktiere, lieber schriftlich Notizen, die sie dann später ins System übertragen. Das ist okay für mich. Jeder lernt in seinem Tempo und strenge Anforderungen durchzuboxen, halte ich für kontraproduktiv. Ein Tipp, den ich Kolleginnen und Kollegen geben würde, ist: Wenn der PVSHersteller eine unlimitierte Anzahl von Lizenzen gewährt, ist das von Vorteil. Wir konnten so an vielen Stellen in der Praxis, auch im Sozialraum, Computer aufstellen, an denen alle in Ruhe üben können. SO ÖFFNEN WIR UNS FÜR NEUES Beim Gedanken an Veränderung macht sich in uns oft ein ungutes Gefühl breit. Antworten auf die Frage, warum das so ist, liefert die Neuropsychologie. „Unser Gehirn funktioniert grundsätzlich auf dem Prinzip der Vorhersage. Erleben wir Bekanntes, stimmt die Realität mit der Vorhersage überein. Wahrnehmung und Verhalten können energiesparend verarbeitet werden – wir fühlen uns gut“, erklärt Psychologin Dr. Friederike S. Bornträger. „Wenn nun aber etwas Neues passiert, muss neu evaluiert und gesteuert werden, mehr Energie wird verstoffwechselt. Als Resultat wird das Gefühl nun unangenehmer.“ Lesen Sie auf zm-online (QR-Code), welche Tipps die Psychologin hat, um Veränderung zu verstehen und als Team zu meistern.
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