zm114 Nr. 09, 01.05.2024, (708) 22 | PRAXIS Anschaffungen. Eine andere Sorge betrifft das Thema Auswertung. Viele befürchten, dass ein neues PVS zeigt, wer wie viel Umsatz macht. Hier hilft die Rückversicherung, dass solche Daten vertraulich bleiben. Eine Vorauswahl treffen: Auf Basis der Wünsche sollten maximal drei Systeme in die engere Auswahl kommen. Diese sollten Niedergelassene selbst festlegen. Im Anschluss kann man mit dem Team erneut Online-Präsentationen anschauen und Demoversionen der Programme zum Ausprobieren ins Team geben oder sie sich auf einer Messe anschauen. Nicht alles in großer Runde diskutieren: Reden ist wichtig, aber damit man weiterkommt, müssen die Diskussionen zielführend sein. Es ist sinnvoll, ein konkretes Datum zu nennen, bis zu dem alle ihr Feedback zu den zur Auswahl stehenden PVS gegeben haben. Das schriftlich zu sammeln, bietet den Vorteil, dass Chefinnen und Chefs vorab eine Struktur für die Diskussion festlegen können. Entscheidung treffen: Idealerweise geht aus dem Feedback aus dem Team ein Favorit hervor, mit dem alle zufrieden sind oder auf den sich zumindest alle einlassen wollen. Die Entscheidung trifft dann letztendlich der oder die Niedergelassene. Rechtzeitig schulen: Sobald das PVS feststeht, sollte man mit den Schulungen beginnen. Für ein gutes Gefühl im Team sorgt, wenn es in den ersten Tagen der Umstellung eine Vor-Ort-Betreuung durch den PVS-Hersteller gibt oder wenn man mit ihm beim ersten Mal gemeinsam zentrale Arbeiten wie die Abrechnung macht. Den richtigen Zeitpunkt wählen: Auf keinen Fall sollte man das PVS umstellen, wenn zeitintensive Aufgaben wie die Abrechnung anstehen. Vielleicht gibt es einen bestimmten Monat, in dem es meist etwas ruhiger zugeht in der Praxis. Idealerweise bleibt die Praxis einige Tage geschlossen, wenn das neue PVS kommt. Realistisch sein: Ohne Holpern wird die Umstellung nicht über die Bühne gehen. Chefinnen und Chefs sollten ihr Team darauf einstellen, dass es etwas Zeit und Übung braucht, bis alles rund läuft. Fragen zulassen: Ängste und Widerwillen beseitigt man, indem man die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ermutigt, Fragen zum neuen Programm zu stellen – und auch Verständnis dafür hat, wenn ihnen mal der Kragen platzt. Der wichtigste Tipp, um die Psychologie des PVS-Wechsels zu meistern, ist aus Sicht von IT-Beraterin Nicole Elias: Unterstützung anbieten. „Es ist sinnvoll, aktiv zu fragen, wer Probleme hat. Diesen Personen kann man dann eventuell noch einmal eine gezielte Schulung für ihre Arbeitsbereiche buchen oder ihnen eine IT-affine Kollegin zur Seite stellen." Auch Markus Heckner betont, dass es wichtig ist, nicht zu schnell die Geduld zu verlieren. „Im Lernen sind die Menschen eben unterschiedlich schnell. Wer dafür kritisiert wird, blockiert – davon hat keiner was“, so der Digitalisierungsexperte. „Manchmal gibt es eine Person im Team, das dem alten Programm noch etwas nachtrauert. Sie sollte mehr Zeit bekommen, um mit dem neuen PVS warm zu werden. Bis es soweit ist, sollten Chefinnen und Chefs klar signalisieren: 'Es ist eine Umstellung für uns alle, aber ich bin an deiner Seite. Ich helfe dir.'“ sth „DIE STIMMUNG IM TEAM MUSS GUT SEIN“ Zahnarztpraxis Hugo Teister, Gießen, 16 Mitarbeitende Unser PVS-Wechsel vor zwei Jahren war nicht von langer Hand geplant. Er kam ziemlich plötzlich, weil der damalige Anbieter für ein neues Tool, das wir für das Röntgen benötigten, einen sehr hohen Preis aufrief. Da wir mit der Funktionalität und vor allem dem Service des PVS ohnehin unzufrieden waren, entschied ich mich für den Wechsel. Als ich das im Team ankündigte, hielt sich die Begeisterung sehr in Grenzen. Aber ich habe ein sehr offenes Verhältnis zu meinen Angestellten und halte es aus, wenn gemeckert wird. Mit dem Argument, dass doch eigentlich alle unzufrieden mit dem aktuellen PVS sind, habe ich sie überzeugen können. Wir haben vor dem Wechsel Online-Schulungen gemacht. Als die Umstellung war, habe ich die Praxis zwei Tage geschlossen und wir wurden vor Ort von einer Expertin geschult. Rückblickend muss ich sagen, es war schon ein Sprung ins Ungewisse. Aber ich habe ein taffes Team. Wir halten bei solchen Sachen fest zusammen und versuchen, uns gegenseitig zu unterstützen. Es hilft, einfach zu akzeptieren, dass es an manchen Tagen besser und an manchen schlechter läuft. Nach circa einem Monat lief dann auch alles soweit stabil und die Zufriedenheit kam durch. Meine Tipps für Kolleginnen und Kollegen, die wechseln wollen: Sich mehr Zeit zu nehmen, ist sicher gut. Wichtig ist auch nachzuforschen, ob der Hersteller guten Support anbietet und wie langlebig dessen Tools sind. Wenn sich ständig etwas verändert, bringt das Schulungsaufwand mit sich. Davon ist ein Team irgendwann zu Recht genervt. Ganz wichtig ist aus meiner Sicht auch, dass die Stimmung im Team gut ist und dass man neben dem Projekt PVS-Wechsel nicht gleichzeitig andere Großprojekte beginnt. Die Vorteile des neuen Systems klar zu kommunizieren, schafft Akzeptanz im Team. Foto: DC Studio - stock.adobe.com
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