46 | PRAXIS TERMINMANAGEMENT IN DER PRAXIS Absagen sind kein Weltuntergang Krankheitsbedingte Ausfälle, eine streikende Technik oder unvorhergesehene Umstände – wenn die Praxis Termine absagen muss, ist erst einmal Stress angesagt. Zwei Expertinnen schildern, wie sie vor Ort die Lage managen. Spoiler: Organisation und Kommunikation sind das A und O. Die plötzlichen Lücken im Praxisalltag wirken aus wirtschaftlicher Sicht zunächst bedrohlich und sind schließlich auch für die Patienten mit Umständen verbunden. „Die Grundlage für eine erfolgreiche Krisenbewältigung ist eine durchdachte Vorbereitung“, sagt Lea Sawatzki, Leitung operatives Geschäft (COO) mit Schwerpunkt Qualitätsmanagement bei OPTI health consulting. Sie gibt drei organisatorische Tipps: Erstens sollte ein modernes Praxismanagementsystem nicht nur eine flexible Terminvergabe, sondern auch einige sinnvolle Pufferzeiten enthalten. Diese Freiräume können verhindern, dass Terminabsagen oder -verschiebungen die Abläufe ins Chaos stürzen. Sie rät zweitens dazu, regelmäßig Notfallprozeduren zu üben. „Spielen Sie zusammen durch, wie die Praxis mit Ausfällen umgeht. Das beugt unnötigen Unsicherheiten im Team vor. So sind Sie jederzeit in der Lage, adäquate Lösungen anzubieten. Diese Prozesse sollten klar im QM geregelt und durchdacht sein." Drittens könne sich die Praxis im äußersten Notfall auch temporäre Unterstützung holen. „Gerade in der Erkältungszeit kann das Hinzuziehen von Aushilfskräften oder Vertretungspraxen den Druck von den Schultern des Teams nehmen“, betont Sawatzki. Praxismanagerin Denise Legler arbeitet in der Zahnarztpraxis von Hagen Stille in Ottendorf-Okrilla, Sachsen. Wie sie und ihr Team intern mit Absagen umgehen? „Wir haben zur Meldung von Zwischenfällen eine zentrale WhatsApp-Gruppe. Hier schreibt jeder so früh wie möglich, falls er ausfällt – und am besten, wie lange. Dann sind die meisten schon mal informiert." In der Praxis pflegt die Frühschicht den Krankheitsfall in die tägliche To-doListe ein, spätestens jetzt wissen alle, dass an diesem Tag eine Kollegin nicht kommen kann oder es Probleme gibt. Abschließend schickt die Betroffene die Krankmeldung an das eigens dafür eingerichtete E-Mail-Postfach. Parallel dazu werden die eAUs ja direkt digital an die Krankenkassen versandt – von dort können Arbeitgeber die Daten abrufen. Erstmal den Tag retten „Fällt ein behandelnder Zahnarzt aus, unterstützt seine Assistenz zunächst die Rezeption bei der Organisation des Tages. Wir schauen dann: Welche Patienten könnte ein anderer Behandler oder vielleicht auch der Zahntechniker übernehmen und welche nicht. Wir priorisieren und bieten unbedingt zu behandelnden Patienten in der Regel an, später am Tag zu kommen. Anwesende Behandler hängen dann die Notfalltermine hinten dran.“ Wenn es gar nicht anders geht, bittet die Praxismanagerin Zahnärzte an ihrem freien Tag in die Praxis. Sie bekommen dann einen anderen freien Tag oder verbuchen die Zeit als Überstunden. „Mit diesen Maßnahmen versuchen wir erst mal, den Tag so gut es geht zu retten“, berichtet Legler. In ihrer Mehrbehandler-Praxis komme es zum Glück nicht vor, dass die Türen ganz geschlossen werden müssen. Im äußersten Notfall Montagmorgen 8 Uhr: Zwei Kolleginnen haben sich krankgemeldet. Besonders die plötzlichen Herausforderungen können den Team-Spirit stärken und die interne Organisation auf Zack bringen. Foto: InsideCreativeHouse - adobe.stock.com zm115 Nr. 04, 16.02.2025, (240)
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