PRAXIS | 47 würden Kollegen im Ort um Hilfe gebeten. Oder die Patienten werden in die nächste Uniklinik geschickt. Ist der Tag intern neu strukturiert, geht es an die Terminabsagen. Hier ist eine gute Kommunikation sehr wichtig, weiß Sawatzki. „Mit einer empathischen Erklärung, Verständnis für möglichen Missmut über die kurzfristige Planänderung und einer schnellen Terminalternative kann man in dem Moment der Absage sogar die Patientenbindung stärken“, meint die Expertin. Denn die Patienten sehen die Bemühungen und ein wirkungsvolles Krisenmanagement. Das speichern sie ab und sagen es vielleicht weiter, was letztendlich die Reputation stärken könne. Weiter sei wichtig, sich so schnell wie möglich beim Patienten zu melden. „Am besten direkt und telefonisch. Das ist immer besser, weil persönlicher; und man kann die Reaktion direkt aufnehmen und entsprechend handeln." Direkt und telefonisch ist immer besser Auch wenn es gerade stressig zugeht, hilft eine empathische Art und Weise bei der Absage dabei, Unmut abzufedern. Legler: „Die Patienten erwarten eine Entschuldigung und einen zeitnahen neuen Termin. Das versuchen wir möglich zu machen. Zielführend ist dabei, wenn wir Zeitfenster anbieten, anstatt uns die Terminwünsche anzuhören. Das dauert meist länger.“ Klar kommt es vor, dass Patienten mit Missfallen auf die Absage reagieren. „Wir zeigen Verständnis, sind aber auch so aufrichtig, dass wir darauf hinweisen, dass das leider mal vorkommen kann. Für Schmerzpatienten finden wir immer eine schnelle Lösung!“ Sind die Patienten telefonisch nicht erreichbar, können die Mitarbeiter über das Praxismanagementsystem eine kurze SMS versenden. Als weitere Möglichkeit nutzt Leglers Praxis dann E-Mails, die direkt Alternativtermine enthalten. „In Zeiten von Krankheitswellen und erhöhtem Arbeitsaufwand ist es wichtig, die Motivation des Teams hochzuhalten. Nur ein engagiertes, gut gelauntes Team kann effizient arbeiten und die Praxis auch durch schwierige Phasen steuern“, erinnert Sawatzki. Dazu gehört, Wertschätzung für die ExtraMeile zu zeigen. Trotz Überlastung sollte der Dialog nicht gescheut werden. „Sorgen und Vorschläge sollten gehört und in Lösungsvorschläge umgewandelt werden. Und auch die Überlastung einzelner Mitarbeiter muss vermieden werden. Eine gerechte Arbeitsverteilung sorgt für ein positives Arbeitsumfeld und verhindert Burn-outs.“ Fazit Terminabsagen sind kein Weltuntergang. Darin steckt sogar die Gelegenheit, die eigene Praxisorganisation zu optimieren und gleichzeitig das Vertrauen der Patienten zu vertiefen, meint Sawatzki. Die Kombination aus vorausschauender Planung, empathischer Kommunikation und einem motivierten Team mindere nicht nur die negativen Auswirkungen von Absagen, sondern sichere auch langfristig die wirtschaftliche Grundlage der Praxis. „Wer in schwierigen Zeiten richtig handelt, wird nicht nur den Sturm überstehen, sondern gestärkt daraus hervorgehen“, prophezeit die Expertin. LL zm115 Nr. 04, 16.02.2025, (241) SO SAGEN SIE TERMINE AB! Priorisieren Sie: Welche Patienten können nicht warten, welche Termine müssen zeitnah nachgeholt werden und was kann umdisponiert werden? Ein modernes Praxismanagementsystem sollte bei der Terminplanung helfen und Absagen vereinfachen. Reagieren Sie schnell und empathisch bei Absagen und bieten Sie sofort Lösungen an. Etablieren Sie Notfallpläne und sichern Sie sich externe Unterstützung für Engpässe. Fördern Sie Ihr Team durch Anerkennung und faire Arbeitsverteilung – so bleibt die Motivation hoch. 01/2025 · 420575V0 http://qr.kometdental.de/ EnDrive-kennenlernen Komet EnDrive. State-of-the-Art-Motor. Entwickelt für Kundenbedürfnisse. Erfahren Sie mehr!
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