zm115 Nr. 06, 16.03.2025, (420) 34 | PRAXIS bereitungszeiten und einige andere Aufgaben von der Zeit ab, bleiben effektiv sechs Stunden am Stuhl. Das ergibt bei 220 Arbeitstagen 1.320 Stuhlstunden pro Jahr. Diese Zeit mal 80 Euro gerechnet sind 105.600 Euro Umsatz. Wir sehen häufig, dass Praxen das Potenzial von guten Workflows und klares Zeitmanagement, für das die QM entscheidend ist, nicht bewusst ist und sie so rund 20 Prozent unter dem SollUmsatz bleiben." Die Dokumentation ist ein Sicherheitsnetz Ein weiteres Problem stellt nicht selten die mangelnde Strukturierung von Dokumentationen dar. Häufig werde das als „notwendiges Übel“ betrachtet, berichtet Sawatzki, aber: „Gerade hier liegt der Schlüssel zu weniger Fehlern und mehr Sicherheit!“ Und das wirke sich unmittelbar auf die Effizienz aus. „Die Dokumentation ist ein Sicherheitsnetz, um nachweisen zu können, dass alles korrekt und gut umgesetzt wurde, etwa für die Abrechnungsprüfung oder für behördliche Begehungen vom Regierungspräsidium wie Hygiene, Strahlenschutz, Medizinprodukterecht sowie Betrieb- und Arbeitssicherheit. Sonst wird man angreifbar“, stellt Sawatzki klar. „Wenn man bei der Suche nach einem Dokument erst tief ins Archiv oder sogar in den Keller abtauchen muss, ist das ein großer Zeitfresser. Im Zweifel entstehen sogar Mehrkosten, um die Unterlagen wieder herzustellen. Hier sind automatisierte Abläufe ganz wesentlich!" Sie rät dazu, ein produktives Fehlermanagement zu etablieren. Dabei konzentriert man sich nicht auf den Schuldigen, sondern sensibilisiert das Team für die Entstehung eines Fehlers im Praxisablauf. „Tägliche Fehler und auch spontane Situation halten Lernpotenzial bereit. Alle erfahren dann, wie sie es besser bewerkstelligen können.“ Die Leitfäden können entsprechend angepasst und ergänzt werden. „Das wiederum hat Auswirkungen auf das Stresspotenzial im Praxisalltag“, sagt Sawatzki. „Für die Anpassung von Arbeitsschritten und Fehlerquellen sind die Mitarbeiter- und auch Patientenbefragungen ein ergänzendes Tool. Beides kann als ein kontinuierlicher Verbesserungsplan begriffen werden. Und die Umsetzung von Vorschlägen kann sich wiederum positiv auf die Zufriedenheit und Effizienz auswirken." Ein Wettbewerbsvorteil schlechthin In den letzten Jahren sind die Dokumentationspflichten verschärft worden, sowohl in Bezug auf die Qualitätssicherung als auch auf die Patientenorientierung. Auch die Anforderungen zur Hygiene und zum Fehlermanagement sind strenger. Neue PA-Richtlinien, Mitarbeiter- und Patientenbefragungen sind seit Ende 2020 Pflicht. „Das hat zur Folge, dass QM nicht mehr nur ein optionales „Nice-to-Have“ ist, sondern ein essenzielles Element, um den Praxisbetrieb gesetzeskonform und sicher zu führen“, erklärt Sawatzki. Dagegen seien Mitarbeiterbefragungen bei der Analyse von Fluktuation wichtig, hebt sie hervor. „Die ISO-Zertifizierung als Qualitätsnachweis sorgt dafür, dass die Praxis konkurrenzfähig bleibt und transparent arbeitet." Fazit: QM ist ein mächtiges Werkzeug, den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten – gerade in einer Zeit, in denen die Anforderungen steigen und Praxen mit weniger Personal auskommen müssen. Ein gut durchdachtes QM-System erfordert anfänglich Zeit und Ressourcen, zahlt sich aber schon bald in Form von spürbarer Entlastung aus. Zeitersparnis, reduziertes Fehleraufkommen, Sicherheit, eine höhere Qualität, kürzere Wartezeiten und gesteigerte Patientenzufriedenheit sind die Folge. Und mit klar strukturierten Arbeitsabläufen, der Vereinheitlichung und Vereinfachung von Prozessen, einer effektiven Kommunikation und einer standardisierten Patientenversorgung wird die Praxis auch wirtschaftlicher. Das alles kann die Praxis erheblich voranbringen und langfristig wettbewerbsfähig halten, fasst die Expertin zusammen. „Ein professionelles QM-System ist bei Fachkräften ein Wettbewerbsvorteil schlechthin“, ergänzt Sawatzki. Denn eine weniger aufwändige Dokumentation, weniger Wiederholungen und vor allem weniger Stress für das Praxisteam mündet in eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Die Expertin meint, diese ist unmittelbar mit der Zufriedenheit von Patienten verbunden. Und das wiederum schlägt sich direkt im Umsatz nieder. Mit klaren Prozessen und einer professionellen Beratung lassen sich sogar bei geringem Personal die Prozesse auf ein neues Effizienzniveau heben Das alles kann die Praxis erheblich voranbringen und langfristig wettbewerbsfähig, fasst die Expertin zusammen. „Ein professionelles QM-System ist bei Fachkräften ein Wettbewerbsvorteil schlechthin. Denn eine weniger aufwendige Dokumentation, weniger Wiederholungen und vor allem weniger Stress für das Praxisteam münden in eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit.Und die ist unmittelbar mit der Zufriedenheit von Patienten verbunden. Und das wiederum schlägt sich direkt im Umsatz nieder." LL AUF EINEN BLICK Voraussetzung ist ein offenes Mindset für Veränderungen. Eine ordentliche, lückenlose Dokumentation spart Zeit und Nerven. Ein zentrales Nachschlagewerk auf aktuellem Stand hilft dem Team. Eine positive Fehlerkultur fördert die Gemeinschaft. Die richtige Organisation von Arbeitsabläufen erhöht die Effizienz und damit den Umsatz. Mitarbeiterbefragungen zeigen, wie es um die Zufriedenheit steht. Das wiederum fördert die Bindung. Patientenbefragungen zeigen, wie die Praxis und ihre Leistung wahrgenommen wird. Eine Zertifizierung nach DIN oder ISO 9001 Norm kann ein Wettbewerbsvorteil sein. Ein digitales QM erleichtert die Arbeit für das Team.
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