18 | PRAXIS PROZESSOPTIMIERUNG IN DER PRAXIS – TEIL 4 Chaos im Schrank kann teuer werden Ordnung und Struktur im Lager helfen beim Überblick und das beugt Verschwendung vor. Denn ineffiziente Prozesse und Bestellungen kosten Ressourcen. Der Experte Dr. Simon Prieß erklärt, wodurch sich eine hocheffiziente Warenwirtschaft auszeichnet und wann eine Anpassung sinnvoll ist. Das Lager ist zwar gut gefüllt, aber ständig fehlen die Watterollen. Mitarbeitende verbringen viel (zu viel) Zeit mit der Suche, der Bestellung oder der Dokumentation und finden doch nicht zügig, was sie brauchen. Das frisst Ressourcen und stresst. Und spätestens, wenn dann während der Behandlung auffällt, dass das Material abgelaufen ist, wird klar: Wir sollten doch einmal unsere Warenwirtschaft überprüfen und die Lagerverwaltung überarbeiten. Denn es gilt: Ein hoher Lagerwert bei geringem oder ineffizientem Verbrauch bindet schlicht zu viel Kapital. „Ein deutlicher Hinweis sind häufige Über- oder Unterbestände. Haben Sie zum Beispiel zehnmal das gleiche Produkt auf Lager, aber eben nicht ausreichend Watterollen vorrätig? Schnell kommt es zu Zwischenbestellungen, weil keiner weiß, ob dieser oder jener Artikel vorhanden ist. Niemand hat wirklich einen Überblick. Das passiert, wenn Lagerorte unübersichtlich sind oder es keine zentrale Lagerstruktur gibt. Bei dem Chaos im Schrank stellen Sie dann immer wieder fest: Es gibt doppelte oder fehlerhafte Bestellungen. Oft besteht auch Unklarheit bei der Zuständigkeit. Kein Mitarbeiter ist so richtig drin im Thema“, erklärt Dr. Simon Prieß. Der Zahnarzt war während seiner Assistenzzeit mit dem Qualitätsmanagement betraut und hat schnell festgestellt, dass das Warenlager oft eine echte Schwachstelle in der Praxis darstellt – ein „stiefmütterlich“ behandelter Bereich. Mit dem Wunsch nach Übersicht und Vereinfachung hat er kurzerhand gemeinsam mit dem Webentwickler Angelo Cardinale sein eigenes Tool erschaffen, dasspezialisierte,digitale Lösungen zur Materialverwaltung entwickelt. Das WarenwirtschaftsSystem „Wawibox“ hat er inzwischen verkauft und betreibt mit seiner Frau eine eigene Praxis, das „Zahnzentrum Riedstadt“, mit acht angestellten Kollegen und 50 Mitarbeitenden in Hessen. Gestört hat Prieß auch die fehlende Preistransparenz in einer Zeit, in der Wirtschaftlichkeit in immer mehr Praxen eine Herausforderung wird. „Das Muster 'Wir bestellen einfach da, wo wir immer bestellen – egal, was es kostet', wollte ich durchbrechen“, sagt er. Jederzeit den Überblick und von überall aus nutzbar Einer effizienten Warenwirtschaft müsse eine einfache Bedienung zugrunde liegen. Sie sollte über eine intuitive Benutzeroberfläche verfügen, die wenig Einarbeitungszeit braucht und auch von Mitarbeitern ohne ITHintergrund schnell genutzt werden kann. Dann mache sie eine Praxis unabhängig von einem Lieferanten und vom Nutzungsort. Das heißt, es besteht die Möglichkeit, Lieferanten frei auszuwählen und flexibel Artikel aus verschiedenen Quellen, also auch Fremdlieferanten oder Apothekenbedarf, zu verwalten, ergänzt Prieß. „Vor allem fand ich es wichtig, dass die Warenwirtschaft von überall aufrufbar ist. Sie sollte Cloud-basiert oder mobil verfügbar sein, sodass das System jederzeit und von jedem Ort aus nutzbar ist – ob im Behandlungszimmer, im Lager oder von unterwegs. Alles an einem Ort. Außerdem sollte der Bereich je nach Praxisbedingungen individuell anpassbar sein, sprich an die Lagerstrukturen, an individuelle Artikel- und Bestellparameter, damit die Warenwirtschaft exakt auf die Praxisbedürfnisse zugeschnitten ist.“ Sind die Bestellzyklen optimiert, wird nur bestellt, was gebraucht wird. Unterstützend seien Verbrauchsstatistiken nicht mehr wegzudenken, damit Foto: Grispb – stock.adobe.com Wenn Notizzettel, Excel-Listen oder Kanban-Karten nicht mehr ausreichen, um den Überblick im Lager zu behalten, dann sollte eine Praxis ins Handeln kommen. zm115 Nr. 13, 01.07.2025, (1092)
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