PRAXIS | 19 die Praxis sich wirtschaftlich optimiert. Sie zeigen, welche Produkte viel verbraucht werden und wo es sich lohnt, nach kostengünstigen Alternativen zu suchen. „Dass die Warenwirtschaft gut läuft, merken Sie anhand von Transparenz und Kontrolle. Die Lagerübersicht besteht immer und überall in Echtzeit, sodass jeder weiß, was vorrätig ist und was in welchem Umfang bestellt werden muss. Die Nachvollziehbarkeit von Materialbewegungen durch eine lückenlose Dokumentation ist etwa beim Thema MDR-Konformität besonders wichtig“, weiß der Zahnarzt aus eigener Erfahrung. Gute Organisation für mehr Liquidität Automatische Bestellvorschläge und -erinnerungen basieren bei einem smarten System auf Mindest- beziehungsweise Maximalbeständen. Idealerweise ist die Option der direkten Nachbestellung im System schon integriert, ebenso wie ein Preisvergleich. Ideal sei auch die Verbindung von Einkauf und Lagerverwaltung zum PVS. Der Zeitaufwand für eine Prüfung und Überarbeitung variiert je nach Praxisgröße und Artikelanzahl. Prieß schätzt grob: „In der Regel hat eine Praxis etwa 300 bis 350 verschiedene Produkte auf Lager. Diese Artikel sind durchschnittlich innerhalb von ein bis zwei Tagen in einem Tool konfiguriert.“ Spürbare Effekte nach einer Optimierung seien die Senkung der Lagerkosten durch gezieltes Nachbestellen und die Reduktion von Überbeständen. „Das ergibt typischerweise 10 bis 20 Prozent Einsparung und auch der Lagerwert sinkt durch eine bedarfsgerechte Bestandsführung. Sie verfügen wieder über mehr Liquidität. Materialverluste werden reduziert – und damit auch Kapitalverluste. Denn überhöhte Lagerbestände sind gebundenes Kapital. Ineffiziente Prozesse kosten Zeit und Geld“, rechnet der Experte vor. Auch indirekt könne sich eine Verbesserung auf das Umsatzwachstum abzeichnen: „Da das Team entlastet wird, bleibt mehr Zeit für die Behandlung, das Qualitätsmanagement verbessert sich und das erhöht wiederum die Patientensicherheit und letztlich auch die Reputation der Praxis. Und auch die Revisionssichere bei der Chargenverfolgung birgt eine Haftungsminimierung“, so der Experte weiter. Für den operativ Bereich heißt das, „eine Zeitersparnis bei der Bestellung, der Lagerprüfung, dem Wareneingang und der Inventur mit 30 bis 50 Prozent weniger Aufwand im Alltag“. Auch im Bereich der Warenwirtschaft und Lagerverwaltung ist es sinnvoll, einen Mitarbeitenden im Team als Hauptverantwortlichen und eine Vertretung festzulegen – jemanden mit Organisationstalent. Prieß rät jedoch, dass alle im Team geschult sein sollten, um Artikel korrekt zu scannen und auslagern zu können. „Regelmäßige Lagerchecks und eine Systempflege, zum Beispiel einmal pro Woche oder im Monatsmeeting, helfen dabei, an der neuen Struktur dranzubleiben." Und am Ende macht die Warenwirtschaft Spaß! Kommt ein neues Teammitglied, geht die Einarbeitung dank standardisierter Prozesse einfach schneller. Es besteht mehr Sicherheit bei Personalausfall oder -wechsel. „Denn das Wissen, welche Produkte in welchen Mengen zu welchem Zeitpunkt bei welchen Lieferanten bestellt werden müssen, ist digital erfasst und geht nicht verloren, sollte die verantwortliche Person krankheitsbedingt ausfallen oder die Praxis verlassen“, so Prieß. Kurz: Es gibt weniger Stress und die Materialverwaltung oder auch die Inventur mit einem zuverlässigen Warenwirtschafts-System könne sogar Spaß machen, meint er. „Das alles hebt Sie letztendlich auch von anderen Arbeitgebern positiv ab. In regelmäßigen Abständen benchmarken wir unsere Praxis mit Kollegen und stellen immer wieder erfreut fest, dass sich die straffe Organisation im Bereich QM und Materialien in den Praxiskennzahlen niederschlägt – was man dann auch auf dem Konto merkt.“ LL zm115 Nr. 13, 01.07.2025, (1093) DAS MACHT EIN FÄHIGES TOOL ZUR MATERIALVERWALTUNG AUS: n Kompatibilität: Das Tool ist mit allen gängigen Praxisverwaltungssoftwares kompatibel, insbesondere im Bereich der Chargendokumentation und MDRAnforderungen. n Nützliche Datenquellen: Für die Einführung sind die Bestellhistorie des aktuellen Anbieters, Depots oder Online-Händlers sehr hilfreich, um vorhandene Artikel und Abläufe einfach zu übernehmen. n Schulungen & Webinare: Es gibt umfangreiche Schulungen, Nachschulungen und Webinare, die den Praxisalltag erleichtern und alle Funktionen vermitteln. n Persönliche Betreuung: Das Tool bietet eine gute persönliche Betreuung durch den Kundenservice und schnelle Unterstützung bei Fragen, Problemen oder der Suche nach Produkten. n Guides: Ausführliche Leitfäden für Lagerstruktur, MDR-Vorgaben und weitere wichtige Themen helfen bei der optimalen Organisation. n Community & Erfahrungsberichte: Case Studies von anderen Zahnarztpraxen geben praxisnahe Einblicke, wertvolle Tipps und helfen bei der Entscheidung. SERIE PROZESSOPTIMIERUNG nTeil 1: Qualitätsmanagement: QM ist ein mächtiges Werkzeug nTeil 2: Personalmanagement: Treffsichere Besetzung durch gelungene Koordination und Mitarbeiterbefragungen nTeil 3: Welche externen Leistungen (Versicherungen, Steuerberater und Rechtsberatung) lohnen sich? nTeil 4: Warenwirtschaft und Lagerverwaltung nTeil 5: Fehlermanagement: Eine mangelhafte Fehlerkultur kostet Zeit und Geld
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