16 | PRAXIS HILFE BEI DER PLANUNG VON ARBEITSABLÄUFEN Ein schlechter Terminkalender bringt Chaos, ein guter Struktur Jonas Kock Keine Zeitfenster für leistungsstarke Behandlungen, ein Übermaß an Akutsprechstunden, unkoordinierte Einzelbehandlungen. Nein, wir blicken nicht in den ganz normalen Wahnsinn des Praxisalltags. Das hier ist tatsächlich Ausdruck struktureller Fehlplanung. Der Terminkalender, der eigentlich Orientierung und Struktur bieten soll, wird selbst zum Problem. Denn ohne klare Vorgaben, wie Lücken sinnvoll genutzt werden sollen, welche Leistungen Vorrang haben oder wie man mit kurzfristigen Anforderungen umgeht, entstehen Ungleichgewichte im Leistungsangebot, Belastungsspitzen für das Team und damit spürbare Umsatzverluste. Deshalb gilt: Wer Zeit wirtschaftlich nutzen will, muss sie strategisch planen. Tatjana Stefanowsky, unsere Spezialistin für Organisationsentwicklung, kennt die Herausforderungen im Praxisalltag aus über 14.000 Beratungen – und sie weiß, wie viel Verbesserungspotenzial selbst in etablierten Praxen steckt. Das zentrale Problem eines Mandanten erkannte sie bereits im Erstgespräch: keine Struktur im Terminkalender. Beratungen wurden spontan eingeschoben, Terminarten waren unklar definiert, das RecallSystem funktionierte nur teilweise. Die Folge: Verzögerungen, Leerlauf und wirtschaftliche Einbußen. Strukturiertes Zeitmanagement ist ein wirtschaftlicher Hebel Gemeinsam mit dem Team entwickelte sie eine neue Kalenderstruktur: definierte Terminspalten für komplexe Behandlungen, feste Slots für Erstgespräche und für Akuttermine sowie ein optimiertes Recall-System. Die gesamte Planung wurde an die Raumund die Personalverfügbarkeit angepasst. Das Ergebnis: spürbare Entlastung, bessere Abläufe – und ein messbares Umsatzplus. Der erste Schritt hin zu einem strukturierten Terminkalender liegt in der Zieldefinition: Welche Leistungen sollen Vorrang haben? Welche Kapazitäten stehen real zur Verfügung? Auf der Basis von Raum- und Personalstruktur lässt sich eine Terminlogik entwickeln, die Leistungen priorisiert, statt sie dem Zufall zu überlassen. Besonders lukrative oder strategisch wichtige Behandlungen erhalten feste Zeitfenster. Gleichzeitig entsteht mehr Regelmäßigkeit im Tagesablauf: Wer Folgetermine strukturiert einplant, vermeidet nicht nur Terminengpässe, sondern schafft auch verlässliche Abläufe für das Team und die Patienten. So entstehen planbare(re) Arbeitsabläufe und weniger Leerlaufzeiten. Auch kurzfristige Störungen werden besser beherrschbar. Die Voraussetzung: eine klare Vorstellung davon, welche Leistungen wann, durch wen und in welchem Raum erbracht werden sollen – und welche Leistungen zeitlich miteinander kombinierbar sind. Vor der Umsetzung einer neuer Struktur steht die Analyse des Ist-Zustands. Welche Terminarten sind im Kalender abgebildet? Wie verteilen sich die Leistungen tatsächlich? Und wie läuft das Einbestellen in der Praxis konkret ab? Erfahrungsgemäß zeigen sich hier oft typische Schwachstellen: Beratungsleistungen oder Folgetermine erhalten zu wenig Raum, während Routinekontrollen oder Akutsprechstunden den Kalender dominieren. Häufig fehlen standardisierte Terminketten Ein Beispiel: Gerade bei umfangreichen Zahnersatzbehandlungen fehlen häufig standardisierte Terminketten. Statt einer planbaren Abfolge wird jeder neue Schritt individuell terminiert – mit dem Ergebnis, dass Behandlungszeiten lückenhaft im Kalender verteilt und Kapazitäten gebunden werden, die für andere Leistungen fehlen. Wer solche Strukturen analysiert, kann gezielt gegensteuern: durch feste Terminblöcke, abgestimmte Zeitfenster und klar definierte Einbestellprozesse. Struktur schafft Freiraum – für wirtschaftlichen Erfolg, aber auch für die persönliche Entwicklung. zm115 Nr. 14, 16.07.2025, (1182) Jonas Kock KOCK CONSULTING GmbH | Beratung für die Heilberufe Berlin Foto: privat
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