PRAXIS | 17 Foto: contrastwerkstatt-stock.adobe.com Oft zeigt sich bei dieser Analyse auch, dass wertvolle Zeitfenster ungenutzt bleiben – sei es durch unklare Kalenderdefinitionen, eine mangelnde Differenzierung nach Leistungsarten oder die fehlende Ausrichtung auf Raum- und Personalverfügbarkeit. Nach der Analyse folgt die Neustrukturierung: Im Zentrum steht die Einführung klar definierter Zeitfenster für priorisierte Leistungen, dazu eine Mischung aus planbaren und offenen Terminen sowie integrierte Puffer für unvorhergesehene Fälle. Ein klar strukturiertes Terminbuch ist zudem die Grundlage für eine erfolgreiche Implementierung digitaler Tools – beispielsweise eines OnlineTerminkalenders oder eines KI-gestützten Telefonassistenten. Nur wenn die Terminarten und Zeitfenster sinnvoll hinterlegt sind, kann die Anmeldung im Alltag wirklich entlastet werden. Andernfalls führen solche Systeme häufig zu zusätzlichem Koordinationsaufwand – etwa durch Fehlbuchungen oder unpassende Terminvergaben. Digitale Werkzeuge müssen mit der neuen Logik matchen Wichtig ist hierbei die Unterscheidung nach Leistungsgruppen: Akut, Routine, Privat, Folge. So lassen sich Anfrageneffizient steuern und wirtschaftlich tragfähige Abläufe sichern. Und: Eine durchdachte Kalenderstruktur bietet nicht nur wirtschaftlichen Mehrwert, sondern entlastet auch das Team spürbar. Die Vorhaltung von Kapazitäten für Neupatienten wird ebenfalls erleichtert. Ein wichtiger Faktor, denn sie sind die Grundlage für das langfristige Wachstum einer Praxis. Struktur braucht System: Ein digitales Recall-System steigert die Planbarkeit, senkt die Ausfallquote und sorgt für eine gleichmäßige Auslastung. Terminarten und Kalenderstruktur müssen im Praxisverwaltungssystem klar definiert und konsequent genutzt werden. Nur wenn die digitalen Werkzeuge auf die neue Logik abgestimmt sind, kann die Planung im Alltag funktionieren. Zusätzlich kann ein Forecast-System bei der Wochen- und Monatsplanung helfen, frühzeitig auf Schwankungen zu reagieren und die Auslastung gezielt zu steuern. Damit die neue Struktur funktioniert, ist das gesamte Team einzubinden. Schulungen, Checklisten und ein gemeinsames Verständnis der neuen Abläufe sind hier ebenso entscheidend wie die konsequente Anwendung im Alltag. Fazit Ein Terminkalender ist mehr als ein Verwaltungswerkzeug – er ist ein zentrales Steuerungselement jeder Praxis. Wer ihn konsequent analysiert, strukturiert und auf die wirtschaftlichen Ziele ausrichtet, gewinnt nicht nur Klarheit, sondern auch Spielraum. Für das Team bedeutet das: weniger Stress, mehr Planbarkeit. Für die Praxisleitung: mehr Kontrolle, mehr Leistung, mehr Wirtschaftlichkeit. zm115 Nr. 14, 16.07.2025, (1183)
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