24 | PRAXIS BETRIEBSWIRTSCHAFT IN DER ZAHNÄRZTLICHEN PRAXIS – TEIL 2 Die Praxissoftware ist auch eine Art Frühwarnsystem Marcel Nehlsen, Bernhard Fuchs Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist als Steuerungsinstrument aus der Praxis nicht wegzudenken. Nichtsdestotrotz hat sie systembedingte Grenzen: Sie liefert nämlich keinen aktuellen Blick auf die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit der Praxis. Und genau hier springt die Praxissoftware ein. Zahnärzte leben betriebswirtschaftlich stets in der Vergangenheit – zumindest aus Sicht der BWA. Selbst wenn im Januar 2026 bereits die BWA für Dezember 2025 vorliegt, bildet diese Auswertung nicht den wirtschaftlichen Jetzt-Zustand der Praxis ab. Sie zeigt lediglich, welche Einnahmen und Ausgaben bis zu diesem Zeitpunkt tatsächlich geflossen sind. Die tatsächlich erbrachten, aber noch nicht bezahlten Honorare bleiben unberücksichtigt. Genau an dieser Stelle kommt der Praxissoftware eine zentrale Rolle zu: Sie kann als echtes Frühwarnsystem dienen. Als Freiberufler ist es dem Zahnarzt gestattet, seinen Gewinn mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu ermitteln. Dabei werden die im jeweiligen Jahr tatsächlich zugeflossenen Einnahmen und die tatsächlich gezahlten Ausgaben berücksichtigt – unabhängig davon, wann die Leistungen erbracht oder die Kosten verursacht wurden. Diese Methode führt zum steuerlichen Gewinn und ist rechtlich zulässig sowie steuerlich anerkannt. Im Unterschied zur Bilanz erfolgt jedoch keine periodengerechte Abgrenzung. Einnahmen und Ausgaben werden nicht dem Jahr zugeordnet, in dem sie wirtschaftlich entstanden sind, sondern dem Zeitpunkt des Geldflusses. Gerade in Zahnarztpraxen führt dieses Prinzip zwangsläufig zu Verzerrungen – insbesondere auf der Einnahmenseite. Spätere Zahlungseingänge sind ein strukturelles Problem Ein wesentlicher Grund für diese Verzerrung liegt in der verzögerten Auszahlung der Kassenleistungen. In Nordrhein und vielen anderen KZV-Bezirken werden Leistungen aus den Bereichen ZE, KB und PAR zwar relativ zeitnah ausgezahlt, bei konservierenden und chirurgischen Leistungen erfolgt jedoch nur eine monatliche Abschlagszahlung. Die endgültige Abrechnung und Auszahlung der Restbeträge finden erst mit Verzögerung von einem Quartal statt. Das heißt, zum Jahresende wartet jede Zahnarztpraxis auf einen erheblichen Teil der bereits erbrachten, aber noch nicht vereinnahmten Kassenhonorare – häufig in der Größenordnung eines kompletten Quartalsumsatzes. Auch private Leistungen unterliegen zeitlichen Verschiebungen. Selbst bei einem effizienten Rechnungs- und Forderungsmanagement vergehen zwischen Leistungserbringung und Zahlungseingang in der Regel mehrere Wochen. Factozm116 Nr. 04, 16.02.2026, (214) ZEITVERSETZTE ZAHLUNGSEINGÄNGE DER KASSENLEISTUNGEN Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Abschläge für 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Restzahlungen III/2025 IV/2025 I/2026 II/2026 Quelle: Marcel Nehlsen, Bernhard Fuchs
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