26 | PRAXIS zm116 Nr. 04, 16.02.2026, (216) Je nach Verhältnis von Kassen- und Privatleistungen fällt die zeitliche Verschiebung der Zahlungseingänge entsprechend stärker oder schwächer aus. Warum diese Verzerrung gefährlich wird In einer langjährig konstant laufenden Praxis gleichen sich diese Effekte über die Zeit weitgehend aus. Die Honorare, auf die man am Jahresende wartet, sind zu Beginn des Jahres für das Vorjahr eingegangen. Der Zahlungsstrom bleibt stabil. Problematisch wird diese Systematik jedoch immer dann, wenn sich die Leistungszahlen verändern. Ein Beispiel: Kommt es im vierten Quartal 2025 infolge von Personalwechseln, krankheitsbedingten Ausfällen oder einem Rückgang der Patientenzahlen zu Umsatzeinbußen, so bleiben diese Verluste in der BWA zunächst unsichtbar. Denn die im Januar 2026 erstellte BWA für Dezember 2025 spiegelt im Wesentlichen die Zahlungseingänge aus dem dritten Quartal 2025 wider. Der wirtschaftliche Eindruck ist trügerisch positiv. Erst mit der BWA für April 2026 (erstellt im Mai 2026) wird der Umsatzeinbruch aus dem vierten Quartal 2025 sichtbar. Der Unternehmer reagiert damit fast ein halbes Jahr zu spät. Ein gegenteiliges Bild zeigt sich häufig bei Existenzgründerinnen und -gründern. Die BWAs der ersten Monate weisen hohe Verluste aus, da die Investitionen und die laufenden Kosten bereits anfallen, während die Zahlungseingänge zeitverzögert erfolgen. Tatsächlich erwirtschaftet die Praxis am Behandlungsstuhl oft bereits nach wenigen Monaten ausreichend Honorare, um die laufenden Kosten zu decken – sichtbar wird dies jedoch erst viel später. Genau hier entfaltet die Praxissoftware ihren entscheidenden Vorteil. Sämtliche erbrachten Leistungen – unabhängig davon, ob sie bereits bezahlt wurden, werden täglich erfasst. Sie bilden die Grundlage der Abrechnung und spiegeln die tatsächliche Leistungsfähigkeit der Praxis wider. Wer die monatlich erbrachten Honorare aus der Praxissoftware den laufenden Kosten gegenüberstellt, erhält ein aktuelles, realitätsnahes wirtschaftliches Ergebnis. Dieses Ergebnis unterscheidet sich zwar vom steuerlichen Gewinn, nähert sich bei stabilen Praxen jedoch im Jahresverlauf an. Nicht Äpfel mit Birnen vergleichen Besonders wertvoll ist die hohe Aktualität dieser Daten. Werden die monatlichen Leistungszahlen gemeinsam mit der Buchhaltung an den Steuerberater übermittelt, lassen sich daraus belastbare betriebswirtschaftliche Auswertungen ableiten: n Sinkende Honorare in der Praxissoftware sind ein klares Frühwarnsignal für rückläufige Zahlungseingänge in den kommenden Monaten. n Investitions- und Finanzierungsentscheidungen können auf Basis der zukünftigen Liquiditätsentwicklung getroffen werden. n Die wirtschaftliche Situation der Praxis lässt sich zeitnah und realistisch einschätzen. Bei aller Aussagekraft ist jedoch Vorsicht geboten. Die Honorare aus der Praxissoftware stellen reine zahnärztliche Leistungen dar, ohne Material- und Laborumsätze. In der klassischen BWA hingegen wird zunächst der Gesamtumsatz inklusive durchlaufender Posten ausgewiesen. Für einen sinnvollen Vergleich müssen diese durchlaufenden Posten, insbesondere Fremdlabor- und Materialkosten, aus der BWA herausgerechnet werden. Erst dann lässt sich das vereinnahmte zahnärztliche Honorar mit den Leistungsdaten der Praxissoftware vergleichen. Viele Steuerberater arbeiten inzwischen mit speziellen Branchenpaketen für Zahnärzte. In diesen Auswertungen wird das Praxisergebnis, also der Umsatz abzüglich durchlaufender Posten, bereits separat ausgewiesen, was die Vergleichbarkeit erheblich erleichtert. Der richtige Zeitpunkt für den Vergleich Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Zeitpunkt des Vergleichs. Die BWAs der Monate Januar, April, Juli und Oktober weisen regelmäßig überhöhte kumulierte Umsätze aus, da hier Quartalszahlungen der KZV enthalten sind, die das Ergebnis kurzfristig „aufhübschen“. Ein belastbarer Vergleich zwischen BWA und Praxissoftware sollte daher idealerweise quartalsweise, auf Basis der Monate März, Juni, September und Dezember erfolgen. n Bernhard Fuchs Kanzlei Fuchs & Stolz, Volkach Steuerberater Zahnärzteberatung Foto: privat Marcel Nehlsen Steuerberater, Diplom-Finanzwirt & Fachberater für das Gesundheitswesen Kanzlei Laufenberg Michels und Partner, Köln Foto: privat AUF EINEN BLICK Gleichen Sie quartalsweise Ihre Ergebnisse laut BWA mit denen laut Praxissoftware ab: n Ist der Honorarumsatz laut Praxissoftware höher als in der BWA, dann spricht das für einen Umsatzanstieg. n Ist der Honorarumsatz laut Praxissoftware niedriger als in der BWA, dann spricht das für einen Umsatzabfall. n Bei annähernd gleichen Werten läuft die Praxis auf einem konstanten Niveau. Foto: deagreez – stock.adobe.com
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