Zahnärztliche Mitteilungen Nr. 05

zm 108, Nr. 5, 1.3.2018, (468) Ergeben sich im Behandlungsverlauf Ver- spätungen, informieren die Zahnärztinnen sofort die Mitarbeiterinnen, damit umorga- nisiert werden kann. Nachfolgende Patien- ten werden telefonisch gebeten, später zu kommen. Zur Not wird auch umbestellt Zur Not wird auch umbestellt. Die Maßgabe lautet: Verspätungen nicht durch den Tag tragen! Administration : Mittwoch ist Bürotag. An diesem Tag be- handelt nur die angestellte Zahnärztin, die Praxischefin kümmert sich ausschließlich um administrative Aufgaben. „Den Umsatz- verlust nehme ich in Kauf, weil dadurch Wochenendschichten am Schreibtisch, wie sie früher bei mir üblich waren, wegfallen. Die Zeit habe ich dann für meine Familie“, erklärt die Zahnärztin. Es gibt einen Wochenplan, der von der Praxismanagerin gepflegt wird. Sie checkt eine Woche im Voraus im Bestellbuch, ob alle Kostenvoranschläge vorliegen, ob die HKPs genehmigt wurden und ob die benö- tigten Unterschriften und Unterlagen kom- plett sind. Sie prüft, ob das Dentallabor über die anstehenden Arbeiten informiert ist, die Folgetermine stehen, genügend Assistenz vorhanden und die Zimmerbesetzung kor- rekt ist. Sie hält außerdem nach Engpässen im Terminbuch Ausschau. Team : Beim Briefing vor Schichtbeginn wird der Tagesablauf besprochen: Ist die Laborarbeit da? Welche Materialien und Instrumente werden zusätzlich zum Standardprogramm nach Checkliste benötigt? Gibt es Fragen? Die Mitarbeiterinnen haben Kommunika- tionstrainings absolviert, um in schwierigen Situationen – etwa bei Terminabsagen – richtig reagieren zu können. Behandlungsplanung: Es gibt keine Standard-Behandlungszeiten, die Dauer jeder Behandlung wird bei der Voruntersuchung individuell eingeschätzt. Die Zahnärztinnen planen jeden Schritt vor- ab und dokumentieren den Ablauf schrift- lich. Das ermöglicht nicht nur eine fundierte zeitliche, sondern auch eine wirtschaftliche Kalkulation. Neue Zahnärzte im Team erhalten eine Schulung in realistischer Zeitplanung. „Das Thema ist für viele Neuland und es dauert erfahrungsgemäß einige Monate, bis man dabei Routine und Sicherheit entwickelt“, sagt Gerdes. Für die vor- und nachbereitungsintensiven mikroskopischen Endo-Behandlungen wird vor und nach dem Termin eine 15-minütige Rüstzeit für Umbauten eingeplant. Die Um- setzung eines stringenten Zeitmanagements erfordere Disziplin, hat Gerdes gelernt. „Wir rekapitulieren die Vereinbarungen in unseren wöchentlichen Teamkonferenzen“, erklärt sie. „Das empfinde ich inzwischen nicht mehr als nervig, sondern verstehe es als normalen, menschlichen Prozess.“ Feierabend ist Feierabend Mit ihrem Zeitmanagement ist die Nieder- gelassene sehr zufrieden. „Die Abläufe sind klar, weswegen weniger Stress und Hektik aufkommen.“ Davon profitiere das ganze Team. „Patienten haben in der Regel keine oder eine nur geringe Wartezeit und das Team geht pünktlich nach Hause.“ Aus den über die Jahre gewachsenen Strukturen ergibt sich für die Praxisinhaberin ein Riesenvorteil: „Praxis und Privatleben sind nun klar getrennt. Feierabend ist wirklich Feierabend und Wochenende ist wirklich Wochenende.“ Unter der Woche hat die Unternehmerin jedoch einen Nebeneffekt des Zeitmanage- ments registriert, an dem das Team noch arbeiten muss: „Meine Mitarbeiterinnen geraten inzwischen in Stress, wenn sich der Tagesablauf durch außerplanmäßige Ereignisse doch einmal verzögert und ein Patient beispielsweise 15 Minuten warten muss.“ Darauf sollte man entspannt reagieren, findet die Chefin, schließlich sei nichts zu 100 Prozent planbar. Susanne Theisen Freie Journalistin in Berlin Mit ihrem Zeitmanagement ist die Niedergelassene sehr zufrieden. „Die Abläufe sind klar, weswegen weniger Stress und Hektik im Team aufkommen.“ Foto: Gerdes 116 zm–starter