Zahnärztliche Mitteilungen Nr. 04

zm 110, Nr. 4, 16.2.2020, (285) CHRISTIAN HENRICI – DER PRAXISFLÜSTERER Mit der Erfahrung aus mehr als 2.800 umfassenden Mandaten in zehn Jahren beantwortet der Praxisexperte und Hauptgesellschafter der „OPTI health consulting GmbH“ Fragen von Mandanten und Lesern zum Unternehmen Zahnarztpraxis. Der Einblick in seinen „Praxis“-Alltag soll Lösungsansätze aufzeigen, um Problemen in der Praxis so früh wie möglich begegnen zu können. Oder besser – um diese gar nicht erst entstehen zu lassen. einzelnen Behandler. Über diese Quote und den Vergleich vergangener Werte können Sie schnell und einfach Rück- schlüsse auf zwei wichtige Erfolgsfaktoren ziehen: 1. Auswirkung der GOZ-Steigerungsfaktoren \ Ob und wie stark ändert sich die Gesamtquote je nach Steigerungsfaktor? \ Sind die Auswirkungen bei den Behandlern unterschiedlich hoch? 2. Überzeugungstalent der Behandler \ Gibt es große Unterschiede zwischen den Behandlern? \ Gibt es fachliche Gründe für eventuelle Unterschiede? \ Gibt es rhetorische oder charismatische Gründe für die Unterschiede? Rezeption/Terminplanung Im Zuge des Wachstums unterliegt der Rezeptions- und Terminplanungsbereich mitunter dem größten Verände- rungsprozess, da die entsprechenden Mitarbeiter den Überblick über mehr Terminbücher und Behandlungs- zimmer behalten müssen und für die stetige Auslastung der Praxis Sorge tragen. Gleichzeitig wird Ihre Praxis im internen Bereich anonymer und weniger durchschaubar, wodurch Fehler teilweise weniger auffallen. Dadurch wird der Boden für potenzielle Nachlässigkeiten genährt. \ Kontrollieren Sie regelmäßig Ihr Recallsystem, indem Sie Prophylaxequoten und Terminausfälle prüfen und mit guten Benchmarkwerten Ihrer Praxis vergleichen. \ Führen Sie eventuell ein Patientenrating zum Thema Pünktlichkeit ein, damit die zuständigen Mitarbeiter potenziell unpünktliche Patienten entsprechend ein- planen können. \ Entwickeln Sie eine konkrete Fragetechnik für Schmerzpatienten, um diese sinnvoll in die Termin- bücher einzuplanen und möglichst wenig Zeit durch Falscheinschätzungen zu verlieren. \ Prüfen Sie, ob die Behandlungszeiten mit den geplanten Zeiten in den Terminbüchern über- einstimmen und ob es regelmäßige Ausreißer bei bestimmten Behandlern oder Behandlungen gibt. Entscheiden Sie anschließend, ob man die Ausreißer durch gezielte Fortbildungen oder eine geänderte Terminplanung vermindern kann. Mitarbeiterzufriedenheit Eine durch das Wachstum induzierte, langsam schwindende Nähe zu Ihren Mitarbeitern kann Ihnen unbewusst die Fähigkeit nehmen, das Betriebsklima richtig einzuschätzen. Sie sind auf das Feedback Ihrer Abteilungsleiter der jeweili- gen Organisationseinheiten in Ihrer Praxis angewiesen und müssen sich darauf verlassen, dass diese ihr Personal in Ihrem Sinne führen. Sollten sich zu viele Mitarbeiter in Ihrer Praxis unwohl fühlen oder nicht mit der Praxis iden- tifizieren, sind mangelnde Motivation, ein hoher Kranken- stand und im schlimmsten Fall Kündigungen die Folge. Nutzen Sie regelmäßig Tools und Methoden zur Messung der Mitarbeiterzufriedenheit, um den aktuellen Status zu ermitteln und bei eventuellen Problempunkten frühzeitig einzugreifen. ENTSCHEIDEND IST DIE PROZESSQUALITÄT Schnell verlieren sich wachsende Organisationen und Praxen in Controlling-Methoden, die sich mit betriebs- wirtschaftlichen Wachstumsthemen beschäftigen. Mit der Folge, dass die Kernthemen einer funktionierenden Zahn- arztpraxis vernachlässigt werden. Meine Empfehlung besteht daher darin, sich auf die gelern- ten fachlichen Basics zu konzentrieren, um die Prozess- qualität zurückzuerlangen, die es Ihrer Praxis überhaupt erst ermöglicht hat, zu wachsen. Mit Blick auf das notwendige Management gilt die Konzentration den wichtigsten Schlüssel- zahlen (KPIs – key performance indicators) sowie einem harmonierenden und gut funktionierenden Team. In diesem Sinne ... Ihr Christian Henrici Henrici@opti-hc.de , www.opti-hc.de | 55