zm112, Nr. 23-24, 1.12.2022, (2286) WIE SIE DIE ZUSAMMENARBEIT MIT DEM STEUERBERATER OPTIMIEREN Ein Scanner bewirkt Wunder Marcel Nehlsen, Bernhard Fuchs Vom Röntgenbild bis zur Terminbuchung – die Digitalisierung ist in den meisten Zahnarztpraxen Alltag. Was man oft vergisst: Der Austausch der Buchhaltungsunterlagen mit dem Steuerbüro ist genauso Teil der digitalen Optimierung. Wie Sie mit einem Scanner und einer Schnittstelle die Prozesse vereinfachen können. Um durch die Digitalisierung eine echte Effizienz zu schaffen, können Steuerberater und Praxis prüfen, ob man die vorhandenen analogen Prozesse durch digitale Schnittstellen optimieren kann. Das betrifft den Daten- und Informationsaustausch in Richtung Steuerberater und umgekehrt den Weg von dort zurück in die Praxis. Wenn man einmal dabei ist, den Belegaustausch auf den Prüfstand zu stellen, kann sich der Praxisinhaber natürlich auch die Frage stellen, ob er gewisse Prozesse nicht auf Mitarbeitende auslagern kann. Die Einbindung des Personals hat Vorteile für die Praxis: Einerseits überträgt man Verantwortung auf die TeamMitglieder, andererseits verschafft man sich als Inhaber Freiräume, die man für die Patientenbehandlung nutzen kann. Bei jeder Verwaltungstätigkeit solle man sich daher immer die Frage stellen: Bin ich der einzige, der diese Aufgabe übernehmen kann? DELEGIEREN SIE, WAS SIE DELEGIEREN KÖNNEN! Wenn man bedenkt, dass der Umsatz eines Praxisinhabers im Durchschnitt bei rund 300 Euro die Stunde liegt, lohnt es sich, sehr genau zu überlegen, wie man seine vorhandene Zeit einsetzt. Um zu verstehen, wo Optimierungspotenzial vorhanden ist, schauen wir uns zunächst den typischen Weg einer Papierrechnung an. Die in der Praxis eingehende Rechnung eines Lieferanten, etwa bei einer Materialbestellung, verursacht in der Zahnarztpraxis und in der Steuerkanzlei typischerweise folgende Arbeitsschritte: 1. Eingang der Rechnung in der Praxis 2. Rechnung wird geprüft 3. Rechnung wird dem Inhaber übergeben 4. Rechnung wird bezahlt 5. Rechnung wird im Ordner „bezahlte Rechnungen“ abgelegt 6. Kontoauszüge gehen in der Praxis ein 7. Originalrechnung und Kontoauszüge werden zusammen abgelegt 8. Versand an den Steuerberater 9. Eingang der Belege und Verteilung an den Bearbeiter in der Kanzlei 10. Belege werden in der Kanzlei verbucht 11. Erstellung der Buchhaltungsauswertung (BWA) 12. Versand der BWA mit Belegen an die Praxis 13. Eingang und Empfang der Belege und BWA in der Praxis 14. Ablage der Belege und BWA im Archiv der Praxis Sollten einmal nicht alle Belege vorliegen, dann verbucht das Steuerbüro diese in der Regel auf ein Buchhaltungskonto „zu klärende Posten“. Dieses Konto verursacht zusätzlichen Aufwand auf beiden Seiten. Im Vorfeld sollte man sich daher gut überlegen, wie man die Beschaffung der Belege vereinfachen kann. Nutzen Sie den Jahreswechsel, um Ihre Prozesse zu optimieren – im Ergebnis steht ein aktuelleres Controlling. Foto: AdobeStock_dabflyer 44 | PRAXIS
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