30 | PRAXIS zm116 Nr. 13-14, 16.07.2026, (1080) als Chefin, als Unternehmer und nur mal schnell zwischendurch eben auch als letzte Instanz für organisatorische Details. Wie sehr sich solche Unterbrechungen verselbstständigen können, zeigen vier typische Situationen aus dem Praxisalltag: n Die Tür-und-Angel-Frage zur Terminvergabe: Während laufender Behandlungen wird kurz die Tür geöffnet: „Reichen 30 Minuten oder brauchen Sie eine Stunde?“ Lösung: Hilfreich ist hier ein verbindlicher Kriterienkatalog für Standardfälle. Wenn vorab definiert ist, welche Behandlung grundsätzlich in welches Zeitfenster passt, kann das Team einen Großteil der Termine eigenständig vergeben. n Der schnelle Unterschriften-Zwang: Rezepte, Überweisungen oder Laboraufträge werden mit den Worten „Nur ganz kurz!" direkt ins Behandlungszimmer gebracht. Lösung: Sinnvoller sind feste Unterschriftszeiten und gebündelte Freigaben. Was nicht sofort medizinisch entschieden werden muss, wird gesammelt und zu definierten Zeitpunkten abgearbeitet. n Das Dazwischenquetschen von Schmerzpatienten: Wenn jeder unangekündigte Schmerzpatient in die Behandlung zurückgekoppelt wird, entsteht täglich Zeitverzug. Lösung: Entlastung bringen klare Kriterien: Was ist ein echter Notfall? Gibt es täglich ein Zeitfenster für ungeplante Schmerzpatienten? Was kann ohne Rücksprache entschieden werden? n Die ungeplante Abstimmung mit dem Labor: „Können Sie mal eben die Laborarbeit anschauen?“ Lösung: Farbnahmen oder kleine Rückfragen aus dem Labor zerreißen den Tag, wenn sie unangekündigt in laufende Behandlungen platzen. Praxistauglicher sind feste Zeiten für Labor-Gespräche oder gebündelte Abstimmungen. Mitarbeiter fragen meist nicht deshalb nach, weil sie nichts selbst entscheiden wollen. Sie fragen nach, weil nicht sauber definiert wurde, was sie eigenständig entscheiden dürfen und was nicht. Viele Unterbrechungen entstehen nicht durch Personalmangel, sondern durch fehlende Leitplanken. Sofort Entlastung bringt die Beseitigung von Unklarheiten Wenn unklar ist, bis zu welcher Summe Material bestellt werden darf, wann Termine eigenständig verschoben werden können oder wann etwas wirklich zum Praxisinhaber eskaliert werden muss, landet jede Unsicherheit automatisch bei den Chefs. Das kostet Zeit und nimmt dem Team die Chance, Verantwortung zu übernehmen. Klare Zuständigkeiten schaffen nicht nur Entlastung beim Praxisinhaber, sondern auch Verbindlichkeit und Motivation imTeam. Solche (festgefahrenen) Muster lassen sich jedoch verändern. Nicht durch eine groß angelegte Reorganisation, sondern durch kleine, konsequente Entscheidungen im Praxisalltag. Ein sinnvoller erster Schritt ist eine nüchterne Bestandsaufnahme. Eine Woche lang wird notiert, welche organisatorischen Rückfragen, Terminentscheidungen oder Materialfreigaben immer wieder bei der Praxisleitung landen. Im zweiten Schritt werden die drei häufigsten Kandidaten markiert. Erst dann folgt die entscheidende Frage: Wer kann diese Aufgaben künftig übernehmen – inklusive einer klaren Einarbeitung und mit definierten Entscheidungskompetenzen? Fazit Aufgaben abzugeben, ohne die dazugehörigen Entscheidungsgrenzen zu klären, verlagert Arbeit nur scheinbar. In Wahrheit kommt sie als Rückfrage zurück. Entlastung entsteht deshalb vor allem dort, wo wiederkehrende Situationen nicht jedes Mal neu entschieden werden müssen. Je klarer die Zuständigkeiten geregelt sind, desto ruhiger arbeitet die Praxis. Sie kann nur so stabil arbeiten, wie ihre Verantwortlichkeiten klar sind. Viele Teams sind daran gewöhnt, jedes Thema sofort anzusprechen. Das erzeugt ständige Unterbrechungen und Unruhe. Sinnvoller sind feste Strukturen für Rückfragen. Wenn der Behandler am Mikroskop arbeitet, steril am Patienten steht oder gerade hochkonzentriert präpariert, sollte für das Team klar sein: Jetzt gilt: „Nicht stören!“ Alles, was nicht dringend ist, wartet. n Die Checkliste zum Dowload DIE DREI-STUFEN-REGEL FÜR DAS TEAM HANDLUNGSSICHERHEIT OHNE STÄNDIGE UNTERBRECHUNG n Stufe 1: Sofort stören bei medizinischen Notfällen wie Kollaps, schweren Nachblutungen oder akuter Anaphylaxie. Hier gilt in jedem Fall: sofortige Unterbrechung. n Stufe 2: Asynchron geklärt werden Rückfragen zu Labor-Arbeiten, HKPs, Rezepten, Rückrufwünschen oder Terminabstimmungen. Diese Themen werden gesammelt und zu festgelegten Zeitfenstern bearbeitet. n Stufe 3: Separat besprochen werden Materialthemen, Standardfreigaben, organisatorische Fragen und Optimierungen. Diese Punkte gehören in feste Abstimmungszeiten, kurze Team-Updates oder definierte Tagesfenster. Mitarbeiter fragen meist nicht deshalb nach, weil sie nichts selbst entscheiden wollen. Sie fragen nach, weil nicht sauber definiert wurde, was sie eigenständig entscheiden dürfen.
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