22 | PRAXIS zm116 Nr. 18, 16.09.2026, (1360) NEBENKOSTENABRECHNUNG DER ZAHNARZTPRAXIS Diese Fehler kosten Sie viel Geld! Nebenkostenabrechnungen enthalten oft Fehler und Unstimmigkeiten. Prüfen lohnt sich fast immer, die einzelnen Positionen können sich auf einen erheblichen Betrag summieren. Ein Experte für Betriebskostenabrechnungen erklärt, worauf Zahnarztpraxen achten sollten. Zwar gibt es keine offiziellen Zahlen zur Fehlerquote in den Abrechnungen. Dass es aber sehr häufig Unstimmigkeiten gibt, zeigen Kontrollen von Mineko: Demnach sind 94 Prozent der geprüften zahnärztlichen Abrechnungen fehlerhaft (siehe Beispielrechnung). Und das kann teuer werden, denn diese Fehlbeträge summieren sich über die Jahre. „Da kommen schon mal mehrere Tausend Euro zusammen. Meist in völliger Unkenntnis der Mieter“, erklärt Chris Möller, Gründer und Geschäftsführer von Mineko. Sein Unternehmen prüft mit über 50 Mitarbeitenden die Betriebskostenabrechnungen von privaten und gewerblichen Mietverhältnissen. Die Experten erstellen Prüfberichte und unterstützen ihre Kunden bei der Kommunikation mit den Vermietern. Stimmt die Abrechnung nicht, wird zunächst ein qualifizierter Widerspruch eingelegt und eine korrigierte Version angefordert. Das Unternehmen rät grundsätzlich dazu, die Kommunikation mit dem Vermieter selbst zu führen, denn der direkte Weg ohne Dritte wirke deeskalierend und helfe so bei der Pflege des Mietverhältnisses. Bei einem Eigentümerwechsel bleibt der Mietvertrag bestehen. Manche Positionen sind gar nicht auf die Mieter umlegbar. Fehler Nr. 1: Das war nicht vereinbart Vermieter führen nicht vereinbarte Kosten in der Nebenkostenabrechnung auf. „Sonstige Betriebskosten“ müssen jedoch explizit im Mietvertrag vereinbart sein, um sie umlegen zu dürfen. „Wenn beispielsweise die Kosten für Anlagen nicht genannt sind oder für die Sachwartung einer Brandmeldeanlage, dann werden sie von Mineko als 'nicht vereinbart' ausgewiesen. Das heißt, gewerbliche Mieter oder Mieterinnen müssen diese auch nicht tragen“, erklärt Möller. Ebenso komme auch vor, dass im Mietvertrag nur vereinzelte Betriebskostenarten aufgeführt sind, etwa Hausmeisterdienste oder Wartungsarbeiten, aber dann weitere, nicht aufgeführte in Rechnung gestellt werden. „Das ist unzulässig“, stellt der Experte klar. Aufgrund einer fehlenden Vereinbarung im Mietvertrag werden diese Positionen deshalb nach der Prüfung ebenfalls als nicht vereinbart ausgewiesen. Fehler Nr. 2: Die Position ist nicht umlegbar Einige Kosten muss der Vermieter immer tragen, dazu zählen solche, die rein im Vermieterinteresse liegen. Ein Beispiel dafür ist das Management der Hausverwaltung. „Auch wenn diese Kosten im Mietvertrag vereinbart sind, müssen sie nicht vom Mieter getragen Foto: Roman Möbius USeePhoto - stock.adobe.com BEISPIELRECHNUNG STATT 5.130 EURO NACHZAHLUNG 4.254 EURO GUTSCHRIFT Für eine Berliner Zahnarztpraxis wurde die Nebenkostenabrechnung des Jahres 2023 geprüft. Die Mietfläche betrug rund 286 Quadratmeter, die Fläche der Gesamteinheit rund 18.780 Quadratmeter. Der Vermieter hatte gemäß seiner Berechnung eine Nachzahlung von 5.130 Euro gefordert. Mineko kam jedoch auf eine Gutschrift von 4.254 Euro. Wie kam es dazu? Der Vermieter hatte nicht ausschließlich umlagefähige Betriebskosten abgerechnet. Er hatte auch die Verteilerschlüssel nicht korrekt ausgewählt und angewendet. Der Praxisinhaber konnte Widerspruch einlegen und um eine korrigierte Version der Abrechnung bitten.
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