48 | PRAXIS ZUR EINFÜHRUNG DER E-RECHNUNG Braucht die Zahnarztpraxis eine USt-IdNr.? Marcel Nehlsen, Bernhard Fuchs Dentaldepots, Labore und Softwareanbieter fragen Zahnarztpraxen derzeit verstärkt nach deren UmsatzsteuerIdentifikationsnummer. Als Begründung wird dabei häufig die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ab 2027 genannt. Das führt in vielen Praxen zu der Frage: Brauchen wir eine solche Nummer und müssen wir sie unseren Lieferanten und Dienstleistern mitteilen? Für die richtige Antwort muss zunächst zwischen Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer unterschieden werden: Die Steuernummer wird vom (zuständigen) Finanzamt vergeben. Sie dient der Finanzverwaltung zur Zuordnung in Steuererklärungen und Steuerbescheiden. Wechselt die Zuständigkeit des Finanzamts, kann sich auch die Steuernummer ändern. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt-IdNr., wird auf Antrag vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt und wird vor allem für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Ländern benötigt, zum Beispiel beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen. Aber: Sie ersetzt die Steuernummer nicht. Eine Zahnarztpraxis kann eine UStIdNr. beantragen, auch wenn sie überwiegend umsatzsteuerfreie Leistungen erbringt. Bei rein inländischen Geschäftsbeziehungen ist diese aber nicht notwendig. Relevant wird die USt-IdNr. beim Bezug von Waren aus anderen EU-Staaten, bei ausländischen Software- und Onlinediensten oder bei eigenen grenzüberschreitenden Leistungen. Auf Rechnungen, die diese Pflichtangabe benötigen, kann der leistende Unternehmer außerdem seine USt-IdNr. anstelle der Steuernummer angeben. Muss die Praxis die USt-IdNr. angeben? Muss die USt-IdNr. der Praxis auf die Rechnung des Lieferanten? Für eine gewöhnliche Rechnung innerhalb Deutschlands lautet die Antwort: nein. Der Lieferant oder Dienstleister muss entweder seine eigene Steuernummer oder seine eigene USt-IdNr. angeben, nicht aber die Zahnarztpraxis als Leistungsempfänger. Sie wird auf der Rechnung durch ihren Namen und ihre Anschrift bezeichnet. Wenn ein Anbieter in seinem Kundenportal dennoch ein Pflichtfeld für die USt-IdNr. vorsieht, entsteht daraus keine steuerliche Pflicht. Häufig geht es nur um die Identifikation von Geschäftskunden oder einheitliche Stammdaten. Für eine normale inländische Eingangsrechnung muss die Zahnarztpraxis weder die Steuernummer noch die USt-IdNr. mitteilen. Bei Lieferungen und Dienstleistungen von Unternehmen aus anderen EU-Staaten wird die USt-IdNr. dagegen tatsächlich benötigt. Was hat die E-Rechnung damit zu tun? Die USt-IdNr. ist keine Eintrittskarte zur E-Rechnung. Zahnarztpraxen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Eine USt-IdNr. ist für den Empfang nicht erforderlich. Eine E-Rechnung ist kein einfaches PDF, sondern sie enthält strukturierte Daten, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Die maßgeblichen XML-Daten müssen acht Jahre unverändert aufbewahrt werden; die sichtbare PDF-Ansicht allein genügt nicht immer. Die nächste Übergangsstufe betrifft die Ausstellung. Bis Ende 2026 sind noch Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – ein einfaches PDF zulässig. Ab 2027 gilt dies nur noch, wenn der maßgebliche Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Ab 2028 entfällt die Übergangsregelung. Welche Ausgangsrechnungen sind betroffen? Patientenrechnungen unterliegen nicht der umsatzsteuerlichen E-Rechnungspflicht, auch nicht bei ausnahmsweise umsatzsteuerpflichtigen Leistungen. Für steuerfreie Heilbehandlungen besteht ebenfalls keine E-Rechnungspflicht. zm116 Nr. 17, 01.09.2026, (1290) Bernhard Fuchs Kanzlei Fuchs & Stolz, Volkach Steuerberater Zahnärzteberatung Foto: privat Marcel Nehlsen Steuerberater, Diplom-Finanzwirt & Fachberater für das Gesundheitswesen Kanzlei Laufenberg Michels und Partner, Köln Foto: privat
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